Step 2-16 制作開始前の社内調整

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Step2-16は、Webサイト構築・運用のためのワークフロー中、設計フェーズの「サイト設計」に関わる内容です。

「ステークホルダー」を把握しよう

Step2-1で紹介したように、プロジェクトを結成したら、体制、承認フローを明確にします。しかし、実はプロジェクト内以外にもWebサイトに関係する部署・人がいます。

ここで考えてみてください。あなたの携わるWebサイトによって、利益を得たり、損をするのはどの部署の誰でしょうか？　こうした利害関係がある人を「ステークホルダー」といいます。それを制作前に把握しておくことが、やり直しを防ぐためには重要です。

社長「いきなり結論をもってこられても、判断できないよ」

たとえば、A事業部のサービスを紹介するページを制作することになり、A事業部長の承認を得たページデザインを経営会議で発表したところ、そのデザインを初めて見た社長からダメ出しされた、ということもあり得ます。

それまでにいくつものデザイン案があり、その中から目的に合った最善のものを発表したとしても、その経緯を社長が知らなければ、いきなり出てきたデザインに感想を言うしかありません。そのデザインが最も効果をあげるか、判断できないからです。

事業部のトップはもちろん、社長もまたステークホルダーと考え、「これは得をする提案だ」ということを、経緯も含めて事前に説明しておくことが重要です。

サイト規模にもよりますが、目的や戦略、設計やデザインなどを決定する前に、ステークホルダーの確認をとっておく必要があるのか、ないのかを検討し、対応しておきましょう。

経理部「そんなお金、出せません」

社長の承認を得ていればそれでよい、ということでもありません。重要なステークホルダーとして、予算を管理している経理部も考えられます。経理部では、今期はコストを抑える目標を立てているかもしれません。いつ、どのくらいの支払いが発生するのかを事前に相談しておかないと、後でもめる可能性があります。

プロジェクト発足後、コストやスケジュールを決める前に、経理部門との調整は済ませておきましょう。もしかすると、今期は小さな規模でサイトを作っておいて、来期にコンテンツを増やすといった、計画の見直しをすることになるかもしれません。

人事部「そんなに人が必要なの～？」

社員の採用や人の配置を考えることがミッションの人事部もまた、ステークホルダーといってよいでしょう。「制作にどのくらい人が必要になるのか」「運用段階ではどうか」などを知らせて、事前に人事の計画に組み込んでもらいましょう。社内で難しければ外注も考えなければなりません。

ほかにも、社内のステークホルダーは、いろいろ考えられます。会社によって異なるでしょうし、Webサイトの規模によっても変わりますので、その都度、プロジェクト内で話しておくとよいでしょう。そして、ステークホルダーごとに、必要な事前承認と報告の方法を考えておくことが重要です。

意識合わせをしよう

ステークホルダーを把握したら、彼らに連絡をとり、プロジェクトの内容をわかってもらい、協力してもらうよう「意識合わせ」をします。

最初のミーティングが大切

最初のミーティングでは、こちら側のやりたいこと、言い分だけを伝えるのではなく、他部署のミッション・目標を聞き、それらに反しないことを考えましょう。部署は違っても、「会社のため」という目的は同じですから、お互いのミッションを達成しながら協力できることは何か、「意識合わせ」をしていくことが大切です。

そして、進捗状況などを記したファイルは社内の共有サーバに置き、メンバーがいつでも見ることができるようにしておくとよいでしょう。

2-16では、社内の関連部署と強力関係を築き、スムーズに仕事を進めるための「社内調整」について紹介してきました。2-17では、企業のWebサイトにはほとんど用意されているコンテンツ「プライバシーポリシー」について紹介します。

ポイント

2-16「制作開始前の社内調整」のポイント

• ステークホルダーを把握する
• ステークホルダーごとに、事前承認・進捗報告の方法を考える
• 最初のミーティングで意識合わせをする

やってみよう

• あなたが携わっているWebサイトのステークホルダーを書き出し、どのような調整が必要かを考えてみましょう。

もっと学び、成長するために

次を読んでおこう。

マーケターに必須なスキルは企画・立案、データ分析、社内調整。デジタルの知識は6番目ぐらいかなhttps://webtan.impress.co.jp/e/2017/01/24/24882

本記事の監修者

白石 裕一朗（しらいし ゆういちろう）

株式会社キノトロープ コンサル部 副部長
ディレクター、コピーライター

25年以上にわたる専門誌の編集業を経て、キノトロープへ入社。
年間で500本以上の「成果に結びつく」コンテンツを監修。
企業セミナー・大型セミナーの講師も務める。