Step 3-13 知っておきたい「公開・運用準備」での注意点

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3-13では、公開・運用前に行うこととして「運用者へのレクチャー」「関係各所への告知」「効果測定のための準備」でのポイントを紹介します。

運用者へのレクチャー

Webサイトをスムーズに運用するためには、公開準備として、運用者へのレクチャーが必要です。事前に運用をシミュレーションするためにも、3-12で紹介した公開前テストを行う前に、レクチャーのためのミーティングを開催しましょう。

レクチャーのミーティングでは、運用マニュアルを用意し、フローを説明します。たとえばCMSを使ってページを新規に作成する場合であれば、CMSの画面上の「新規作成」をクリックして、表示されたメニューからデザインを選んで…というように、どのような手順でどんな作業を行うのかを紹介していきます。そして、運用者側に疑問があれば質問を受け付け、疑問点をつぶしていき、運用マニュアルもそれに合わせて更新しておきます。

なお、運用マニュアルは、たとえ担当者が変わってもすぐに対応できるための重要なドキュメントです。上図で紹介した運用マニュアル例はあくまで一部で、「アカウントの設定方法」「CMSの管理画面の使い方」「ページテンプレートの使い方」など、運用に必要な情報を漏れなく記しておく必要があります。Webサイトの規模や機能数などによって、分厚いものになる場合もありますから、Web制作を委託している場合はマニュアル作成も依頼しておくとよいでしょう。

関係各所への告知

広報と連携して告知する

Webサイトができたら、新規の場合もリニューアルの場合も、広報と連携し、社内外へ告知します。その際、いつ公開されるのかとともに、何を「目的」とした「誰」のためのWebサイトなのかを明確にしましょう。リニューアルの場合は、どこがどのように新しくなったのかも、わかりやすく説明しましょう。

リニューアルの場合、サイト停止等の影響について告知する

リニューアルの場合は、旧サーバーから切り替える必要がありますから、Webサイトを使っている運用者や利用者にどのような影響があるかを告知しなくてはなりません。たとえばサイト停止があるのかどうかを確認し、あるのであれば、使えない期間を連絡しておきます。アクセスがあまりない時間帯の夜間に停止して切り替える場合には、システム運用者に夜間対応の依頼も必要です。外注する場合には、夜間対応の予算も考えておきましょう。

また、切り替えがうまくいかない場合は切り戻すことも想定しておき、予備日も設定しておいた方がよいでしょう。その際、次はいつリリースするのかも決めておかなくてはなりません。なお、旧サイトは3カ月～半年くらい、管理者のみがアクセスできる状態で残しておくことがあります。レアなケースですが、シーズン的にどういったコンテンツがどのような状態だったのかを見返すために1年間残すこともあります。どれくらいの期間、旧サイトを残しておくのかも決めておきましょう。

Googleへ告知する

新しいWebサイトへ集客するためには、Googleにも検索対象として含めてもらわなくてはいけません。Googleは、ウェブクローラというソフトでWebサイトをみつけてくれますが、Webサイトの規模が大きい場合などはGoogleが提供しているツール「Google Search Console」で、新しいサイトの情報を知らせておくとよいでしょう。具体的には、Webサイトのページ構成を記した「サイトマップ」を作って知らせますが、このサイトマップの作成も、Web制作側に事前に依頼しておくことをおすすめします。

効果測定のための準備

Web解析用タグの確認

Step2-4で紹介したように、Webサイトは、KPIの数値を確認しながらKGIを達成していきます。そうした効果を測定できる数値を取得できるように、ソースコードにはあらかじめWeb解析用のタグが記されているはずです。もし記されていなければ、あらためて追記してもらいましょう。そして、公開後には、きちんと数値が取得できているのかを確認してください。

効果測定レポートの準備

KPIの数値などを確認し、サイトの成果を「見える化」して現状を把握する効果測定は、定期的に行うことが重要です。そのため、どれくらいの頻度で、どのような数値を見ていくのか、どのような構成で誰がレポートを作成するのかを決めておきます。なお、効果測定のためのレポート作成を外部に依頼する場合は、そのための契約準備も必要になります。

Google Search Consoleの利用準備

「Google Search Console」を使えば、WebサイトのGoogle検索の状況がわかります。「自社サイトがどのようなキーワードで検索されているのか」「そのキーワードでの検索順位やクリック数」「SEO上の問題点」がわかるので、多くの企業が利用しているツールです。初心者が企業サイトのGoogle Search Consoleの設定を行うことはあまりないかもしれませんが、Googleのヘルプセンターに詳しい情報がありますから、読んでおくことをおすすめします。

Search Console の概要

公開後2週間が重要な期間！

公開後すぐには、運用してみてわかる課題がみえてきます。想定していなかったページの更新があってやり方に戸惑ったり、レクチャーではわかったつもりでいたCMSの使い方で躓いたりと、いろいろなことが起こります。

公開後2週間は、覚悟を決めてその都度、しっかり疑問点をクリアにしていきましょう。それがその後のスムーズな運用につながります。Webサイト制作会社のなかには、公開後2週間は手厚い体制をとったりもしています。サポート契約等、公開後の制作会社との関わり方も決めておくとよいでしょう。

3-13では、知っておきたい公開前に準備すべきことを解説しました。Step3の最後となる3-14では、監修者の方々にお聞きした「Web制作で起こりがちなこととその対応ポイント」を紹介します。

ポイント

3-13 「知っておきたい公開・運用準備での注意点」のポイント

• 公開前テストを行う前に、運用マニュアルにもとづいて、運用者へのレクチャーを行う
• Webサイトの公開作業で影響のある関係各所に告知する
• 効果測定のための準備を行う

やってみよう

• 自社サイトの運用マニュアルを読み、更新の必要がないかを確認しよう。

本記事の監修者

濱田 優（はまだ ゆう）

株式会社キノトロープ 執行役員
制作部 部長 プロジェクトマネージャー／システムコンサル

千葉県出身。2006年、オンデマンドCDサービス、音楽配信、CD全国流通・海外プレスの事業を立ち上げ。事業を売却し、全都道府県を巡る日本一周旅行へ。
プログラマとして再出発し、書籍を2冊（『Zend Framework 2徹底解説』（秀和システム）、『JUnit速効レシピ』（秀和システム））出版。
現在は、システムコンサルとして事業会社様の問題解決を行うほか、大学や専門学校での講師、セミナー等での講演も務める。
2020年、キノトロープの連結子会社、株式会社フューチャープランの代表取締役社長に就任。

Twitter：@hamadayuu1