オウンドメディア運用にも便利! HTMLの変更履歴をWordでわかりやすく相手に伝える方法

今日は、Webページの修正点を、Wordの変更履歴の形でわかりやすく示す方法を解説します。オウンドメディア向けにコンテンツを作る際の校正まわしで、差分を示すのに便利ですよ。

企業サイトのページであれ、オウンドメディアのコンテンツであれ、最終版のページができるまでには、何度か修正が入ります。

でも、修正したバージョンをライターさんや上司に確認してもらう際に、毎回全体をチェックしてもらうのは気がひけますよね。特に長いコンテンツだと、なおさらです。

そこで、どんなCMSを使っていても、だれでもカンタンに、「どこが変わったか」をわかりやすく相手に伝える方法を知っておくと便利です。

それは、Wordを使う方法です。やり方はカンタン。

1. この方法を使うには、前回見てもらったバージョンのHTMLファイルと、今回見てもらうバージョンのHTMLファイルが必要です。

   チェック時には、毎回ブラウザでページを表示して「HTMLのみ」で保存するようにしておきましょう（このファイルは、そのコンテンツを公開するまで念のために保存しておきます）。

2. Wordを起動し、リボンの［校閲］＞［比較］＞［組み込み］をクリックします。

   

3. ダイアログボックスが表示されるので、［元の文書］として前のバージョンのHTMLを、［変更された文書］に最新バージョンのHTMLを、それぞれ選びます。

   

   その下の［記録されていない変更箇所の表示書式］には、いつのバージョンかなどを書いておくといいでしょう。

   オプションが開いてなければ開き、次のように指定します。

   • 比較の設定 ―― ［挿入と削除］［移動］だけオンで、ほかはオフにしておく（見栄えを変更したときは［書式設定］もオン）
   • 変更箇所の表示 ―― ［単語レベル］がお薦めです
   • 変更の表示対象 ―― ［新規文書］が便利です

4. あとは［OK］をクリックするだけです。HTML内で文字や画像として見える部分で、どこが変更されたかが、見慣れたWordの変更履歴の形で表示されます。

   

   変更箇所を見やすくするには、Wordのリボンで次のようにしておくといいでしょう。

   • ［校閲］＞［変更履歴］＞［［変更履歴］ウィンドウ］をオンにして変更履歴を表示する
   • ［校閲］＞［変更履歴］＞［変更履歴とコメントの表示］＞［吹き出し］で、「変更履歴を吹き出しに表示」を選んで、吹き出しも表示する

あとは、このファイルを保存して相手に送るだけです。上記のように設定して保存すれば、相手が開いたときにも同様の設定で表示されるので、見やすくなります。

この変更履歴Wordファイルは、WordがHTMLを読み込んで表示した状態で差分をとるので、JavaScriptで動的に処理しているものなどは表示されませんし、外部CSSファイルで設定しているスタイルも適用されません。ですので、実際のWebページの表示とは異なります。

でも、「どこが変わったか」を確認してもらうには、多くの相手が使い慣れている形式ですよね。

筆者さんなどとやりとりするときなどには、最新版HTMLの確認用ファイルと、この変更履歴Wordファイルを一緒に送るとわかりやすいですね。

オウンドメディアで多くのコンテンツをスムーズに作り、外部の人とうまくやり取りするには、こうしたやり方を知っておくと便利ですよね。あなたも試してみてください。