初代編集長ブログ―安田英久

オウンドメディア運用にも便利! HTMLの変更履歴をWordでわかりやすく相手に伝える方法

どんなCMSを使っていても、だれでもカンタンに、「どこが変わったか」をわかりやすく相手に伝えられます
Web担のなかの人

今日は、Webページの修正点を、Wordの変更履歴の形でわかりやすく示す方法を解説します。オウンドメディア向けにコンテンツを作る際の校正まわしで、差分を示すのに便利ですよ。

企業サイトのページであれ、オウンドメディアのコンテンツであれ、最終版のページができるまでには、何度か修正が入ります。

でも、修正したバージョンをライターさんや上司に確認してもらう際に、毎回全体をチェックしてもらうのは気がひけますよね。特に長いコンテンツだと、なおさらです。

そこで、どんなCMSを使っていても、だれでもカンタンに、「どこが変わったか」をわかりやすく相手に伝える方法を知っておくと便利です。

それは、Wordを使う方法です。やり方はカンタン。

  1. この方法を使うには、前回見てもらったバージョンのHTMLファイルと、今回見てもらうバージョンのHTMLファイルが必要です。

    チェック時には、毎回ブラウザでページを表示して「HTMLのみ」で保存するようにしておきましょう(このファイルは、そのコンテンツを公開するまで念のために保存しておきます)。

  2. Wordを起動し、リボンの[校閲]>[比較]>[組み込み]をクリックします。

  3. ダイアログボックスが表示されるので、[元の文書]として前のバージョンのHTMLを、[変更された文書]に最新バージョンのHTMLを、それぞれ選びます。

    その下の[記録されていない変更箇所の表示書式]には、いつのバージョンかなどを書いておくといいでしょう。

    オプションが開いてなければ開き、次のように指定します。

    • 比較の設定 ―― [挿入と削除][移動]だけオンで、ほかはオフにしておく(見栄えを変更したときは[書式設定]もオン)
    • 変更箇所の表示 ―― [単語レベル]がお薦めです
    • 変更の表示対象 ―― [新規文書]が便利です
  4. あとは[OK]をクリックするだけです。HTML内で文字や画像として見える部分で、どこが変更されたかが、見慣れたWordの変更履歴の形で表示されます。

    変更箇所を見やすくするには、Wordのリボンで次のようにしておくといいでしょう。

    • [校閲]>[変更履歴]>[[変更履歴]ウィンドウ]をオンにして変更履歴を表示する
    • [校閲]>[変更履歴]>[変更履歴とコメントの表示]>[吹き出し]で、「変更履歴を吹き出しに表示」を選んで、吹き出しも表示する

あとは、このファイルを保存して相手に送るだけです。上記のように設定して保存すれば、相手が開いたときにも同様の設定で表示されるので、見やすくなります。

この変更履歴Wordファイルは、WordがHTMLを読み込んで表示した状態で差分をとるので、JavaScriptで動的に処理しているものなどは表示されませんし、外部CSSファイルで設定しているスタイルも適用されません。ですので、実際のWebページの表示とは異なります。

でも、「どこが変わったか」を確認してもらうには、多くの相手が使い慣れている形式ですよね。

筆者さんなどとやりとりするときなどには、最新版HTMLの確認用ファイルと、この変更履歴Wordファイルを一緒に送るとわかりやすいですね。

オウンドメディアで多くのコンテンツをスムーズに作り、外部の人とうまくやり取りするには、こうしたやり方を知っておくと便利ですよね。あなたも試してみてください。

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