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ネットショップで領収書を発行する際のポイントを解説!注意点や実際の対処法も紹介

ネットショップの場合、通常の店舗とは領収書の扱い方が異なる部分があります。領収書のルールをきちんと把握していないと、思わぬトラブルに巻き込まれる恐れもあるため注意が必要です。この記事では、ネットショップの運営者に向けて、領収書の役割や発行に関するルールに触れたうえで、注意点について解説します。ぜひ参考にしてください。
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※この記事は読者によって投稿されたユーザー投稿のため、編集部の見解や意向と異なる場合があります。また、編集部はこの内容について正確性を保証できません。

 (目次)

  • 領収書の発行義務とは?
  • 領収書の発行ルール
  • ネットショップで領収書を発行する際の注意点
  • 領収書の代わりになる書類
  • ネットショップで領収書の発行を求められた場合の対処方法
  • まとめ

この記事は、ネットショップかんたん作成のshop byが運営するオウンドメディア「ECナレッジ」から転載しています。  https://shopby.jp/ecknowledge/

領収書の発行義務とは?

商品やサービスを販売するうえでは、領収書を発行する義務があります。ネットショップを運営するなら、領収書の発行義務がどのように定められているか確認しておいたほうが安心です。ここでは、領収書の発行義務について解説します。

領収書の正確な理解は必要不可欠

■領収書とは

領収書とは、その事業者が商品やサービスを販売したことを証明するための書類です。民法486条では、領収書の発行義務が定められています。領収書を発行するのは、原則として顧客が商品やサービスの代金を支払ったタイミングです。顧客は商品やサービスの代金の支払いと同時に、領収書の発行を請求できます。

■事業者には領収書の発行請求に応じる義務がある

商品やサービスを販売した事業者は、顧客から請求があれば直ちに領収書を発行する義務があります。このルールはネットショップにおいても例外ではなく、ネットショップの運営者も顧客の請求に応じて領収書を発行する必要があります。

ただし、ネットショップでは、商品やサービスの受け渡しと代金の支払いのタイミングが一致しないケースが多いです。適切に領収書を発行するためには、領収書に関する細かいルールを正しく把握しておかなければなりません。 
 

領収書の発行ルール

ネットショップを運営するうえでは、領収書の発行ルールを必ず押さえておく必要があります。具体的には、どのような取り決めがあるのでしょうか。領収書の発行ルールについてくわしく解説します。

■領収書に必要な記載事項

税務上、領収書は商品やサービスを売買した根拠資料になるため、さまざまな情報を正確に記載する必要があります。具体的には、取引した年月日、金額、顧客の名前、商品名またはサービス名を記します。領収書に押印している事業者も多いですが、必須ではありません。

これらの情報が記載されているレシートは、税務上、領収書と同様の根拠資料として扱えます。経費を請求する際の根拠資料として使用しても問題ありません。

■【記載ルール1】日付の記載方法

領収書に記載する年月日は、顧客から商品やサービスの代金を受領した年月日です。ネットショップでは代金を受け取った後に商品やサービスを引き渡すケースも多いでしょう。この場合も領収書に記載する日付は、代金を受領した年月日となります。

年月日を記載するときは、和歴と西暦のいずれでも問題ありませんが、省略は不可です。たとえば、2021年を21年と記載してはいけません。また、元号の初年度は「元年」と記載する必要があります。

■【記載ルール2】金額の記載方法

領収書には、顧客から受領した金額の全額にあたる税込価格を記載します。税抜価格や消費税については、内訳欄に記載しましょう。3桁ごとにカンマを打つとみやすくなるだけでなく、領収書が改ざんされるリスクも防げます。

領収書の金額の改ざんを防ぐためには金額の前後に記号や文字を記載し、たとえば「金3,000円也」や「¥3,000-」のように記載する方法も有効です。トラブルを防ぐためにも、このような書き方を徹底しましょう。

■【記載ルール3】宛名の記載方法

領収書の宛名には、基本的に商品やサービスを購入した顧客の名前を記載します。代金を受け取るときに、顧客の氏名や企業名などを直接確認しましょう。特に企業名については正式名称を記載する必要があります。「(株)」は略称であるため、必ず「株式会社」と記載しましょう。

顧客によっては、宛名として「上様」を希望する場合もあります。このように記載しても領収書として発行することはできますが、できれば会社名を記載するほうが望ましいとされています。

■【記載ルール4】但し書きの記載方法

領収書には、但し書きとよばれる欄があります。但し書きには、代金を受け取った商品名やサービス名を記載しましょう。但し書きは、商品やサービスの内容が明確にわかるように記載する必要があります。商品名やサービス名ではなく、「書籍代」「文房具代」など商品やサービスのジャンルがわかるように記載する方法もあります。

また、改ざんを防止するため、但し書きの最後には「として」と記すのが一般的です。

■【記載ルール5】発行者情報の記載方法

領収書には商品やサービスを購入した顧客の名前だけでなく、領収書の発行者の氏名や住所も記載しなければなりません。発行者の情報がなければ、誰と取引したのかわからなくなってしまうためです。

領収書には発行者の氏名や住所とともに押印するケースも多いです。ただし、押印は必須ではなく省略しても問題はありません。

ネットショップで領収書を発行する際の注意点

ネットショップで領収書を発行する場合、さまざまな注意点があります。正しく領収書を発行するためには、注意点もきちんと理解しなければなりません。ネットショップの運営者が押さえておきたい、領収書の発行に関する注意点を解説します。

領収書発行の注意点

■5万円以上の領収書には印紙が必要

5万円以上の商品やサービスを販売したときには、領収書に印紙を貼り付けなければなりません。必要な印紙を省いた場合、脱税に該当するため要注意です。

具体的には、商品やサービスが5万円以上100万円以下なら200円、100万円以上200万円以下なら400円の印紙が必要です。印紙を貼り付けたら必ず割印も押しましょう。
ただし、印紙の貼り付けが必要なのは、領収書を紙で発行する場合です。電子文書(PDFファイルなど)で領収書を発行するときは、商品やサービスが5万円以上であっても印紙の貼り付けは不要です。

■領収書の二重発行は禁止

領収書の二重発行とは、同じ領収書を2度発行することです。領収書の悪用につながるリスクがあるため、二重発行は禁止されています。

二重発行により経費の水増しなどが行われた場合、責任を追求されるのは領収書を悪用した本人だけではありません。二重発行した事業者の責任も追求される可能性があります。私文書偽造罪に該当する恐れがあるため、二重発行しないように気をつけましょう。

■ポイント利用分は差し引いて発行する

ネットショップのなかには、顧客がポイントを利用して買い物できるところも多いです。顧客がポイントを利用して商品やサービスを購入した場合、ポイントを差し引いて実際に支払った金額のみを領収書に記載しましょう。

商品やサービスの代金の全額がポイントで支払われた場合は、ポイント以外で支払われた金額がないため領収書は発行できません。誤って領収書を発行しないよう、注意して対応する必要があります。

領収書の代わりになる書類

顧客が領収書の発行を希望する理由によっては、ほかの書類を領収書の代わりとして活用できる場合もあります。たとえば、経費を請求するための根拠資料は、紙の領収書でなくても税務上の問題はありません。

たとえば、クレジットカードの利用明細書や、銀行の預金通帳または振り込み明細書を領収書の代わりの根拠資料として利用できます。また、代金引換決済で配送業者から発行される領収書や、コンビニ決済のレシートも根拠資料として認められます。顧客にそれぞれの書類を活用してもらえば、領収書の発行に関する手間を減らせるでしょう。

ネットショップで領収書の発行を求められた場合の対処方法

ネットショップでは、顧客から領収書の発行を求められる場合もあります。しかし、インターネット上のやり取りで紙の領収書を発行するには手間がかかり、現実的ではありません。ここでは、どのように対処すればいいか解説します。

領収書の発行を依頼されたらどうする?

■領収書として使える証明書を案内する

領収書を二重発行すると不正行為につながる恐れがあるため、領収書と同じ役割を果たせる書類がすでに発行されている場合は注意が必要です。まずは領収書として使える書類で対応できないか顧客に検討してもらいましょう。

ただし、決済方法によって、領収書の代わりとして使用できる書類は異なります。そのため、それぞれの顧客がきちんと理解できるよう、どの書類を領収書代わりに使えるのか示しましょう。

■支払い方法についての記載をする

基本的に、事業者は顧客から領収書の発行を求められた場合、領収書を発行する義務があります。顧客がレシートではなく、手書きの紙の領収書や電子文書による領収書を希望しているなら、必ず領収書を発行しなければなりません。

決済方法によっては、領収書と同じ役割を果たせる書類がある場合もあります。各書類の悪用を防ぐためには、領収書に「クレジットカード払い」や「代金引換払い」などと支払い方法を記載しておくといいでしょう。

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■ネットショップでの領収書の保存期間

領収書を発行した事業者側は、領収書のデータを保存しておく義務はありません。領収書の保存義務があるのは、領収書を根拠資料として使用する顧客側です。たとえば、経費の根拠資料として領収書を使用するときは、7年間領収書を保管する必要があります。

しかし、なかには後から事業者に対して領収書の発行を請求してくる顧客もいます。長い年月が経っていると、領収書を破棄してしまっているケースも多いです。トラブルを回避するためには領収書の発行期限を設け、ネットショップのページ内に注意書きとして記載しておくと安心です。

まとめ

ネットショップにおいても、領収書を発行する義務があります。正しい領収書の発行方法を理解しておきましょう。ただし、領収書の代わりとして使用できる書類もあるため、顧客にわかりやすく示しておくとスムーズです。

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