CMSとは――導入から構築まで

CMS導入で情報発信のフローを整備

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CMS導入で情報発信のフローを整備

企業は現在、ニュースリリースのような速報性が求められるコンテンツはもちろん、製品情報やサポートなど、あらゆるコンテンツをWebサイトで積極的に情報発信できるような仕組みを構築しなくてはいけない。その理由は、ユーザーがWebサイトに情報を求めて訪れるからに他ならない。新製品の情報があるだろとメーカーのWebサイトへ来たのに、更新が間に合わずに情報がないというのでは、そのサイトは役割を果たしていないと言える。

また、コンテンツの制作という物理的な問題だけではなく、社内の事務手続きが更新を阻むボトルネックとなることがある。トラブル対応などで一刻も早く会社としての姿勢を表明しなくてはならない事態に、関連部署を横断して承認する仕組みが整備されていないために迅速にコンテンツを公開できないという事態も目にする。

そういった場合に、CMSに承認手続きをワークフローとして取り込むことで、しっかりとした承認プロセスを経た上で、正確な情報をWebサイトにアップできる。

もちろん、CMSのワークフローも魔法のツールではないので、これを利用するとどんな組織でもすぐに正確な情報を出せるようになるとは限らない。しかし、各事業部が独自にコンテンツを更新していたような、Webサイトでの情報公開の仕組みを整えていなかった企業が、CMS導入を機会に、広報、マーケティング、情報システムといった担当業務もスキルも異なる部署を横断するワークフローの構築に乗り出したという事例は着実に増えてきている。

CMSは、Webページの生成という物理的な問題に加えて、Webサイトで情報を公開するまでのフローを確立し、組織としての事務的な問題を解決できるものだ。つまり、積極的な情報発信を阻む「更新スキルの有無」と「ワークフロー」という、2つの問題を解決する糸口になるのだ。

業務効率を改善し戦略的にPDCAサイクルをまわす

CMSを導入することで効率化が期待できる項目は多岐に渡る。Webサイトの更新性が向上することももちろん効率化だと言えるだろうし、CMSを導入することで制作の外注費を圧縮できるというコスト面での効率化もあるだろう。だが、本当に重要なのは、そういった作業の効率化によって、より多くの時間を戦略立案に使えるようになる点だ。

Webサイトの運営では、PDCAサイクルを繰り返すことが重要なのは言うまでもないだろう。しかし、現実には日々の更新作業に追われ、本来の業務である分析や改善のアクションに集中できず、HTMLを書くのが仕事になっているという話もある。

また、コンテンツは時系列で蓄積されていくので、数千ページ~数万ページのサイトも今では珍しくない。こうしたなかで、関連コンテンツ同士を結びつけたり、過去の類似コンテンツに紐付けたりと、過去のコンテンツ資産を埋没させることなく消費者に提示していく作業は、システムを使って自動化しないと難しい。メニューや製品情報を追加するたびに、関連ページの情報をすべて手作業で更新するというのは現実的ではなく、効率化以前にCMSが必須だと言える。たとえ現状はうまくまわっていたとしても、戦略的にWebサイトを運営することを考えるならば、CMS導入を検討するべきだろう。

社内の情報資産を管理して有効活用

企業活動とともに、企業内にはさまざまな情報が蓄積されていく。また、近年はニーズの多様化にともない、製品サービスや会社情報は当然として、IR、人事、CSR、事例、市場調査など、自社サイトを使ってあらゆる企業活動を発信するケースが増えている。Webサイトの情報が肥大化するなかで、コンテンツが一元管理されていないがために、過去のコンテンツがどこにあるのか、最新版の情報がどれかわからない、といった問題はありがちだ。CMS導入のケースとして、Webサイトに限らず、企業内の膨大なコンテンツをどのように管理するのか、そのコンサルティングの結果、改善策としてCMS導入に至るケースもある。

またCMSを導入することでコンテンツのワンソースマルチユース、つまりコンテンツの再利用もしやすくなる。たとえば、1つのコンテンツからPCサイトとモバイルサイトを生成できるCMSもあるが、昔ながらのカタログサイトのように、Webサイトでも紙のカタログでも記載されている情報に差異がないような場合にも有効に機能する。

カタログと同じ情報をWebサイトにも載せるのは、単純ながら継続して発生する作業であり、関連商品や旧バージョンへのリンクを張るなどの作業も発生するため、その負担は大きい。だが、CMSの設計次第では、データベースに入力した商品スペックを、Webサイトはもちろんカタログ用のデータとして出力することもできる。たとえばカタログを制作するときにデータベースに格納されたデータを引っ張ってくれば、担当者は整合性のチェックなどの作業負荷を軽減でき、クリエイティブや分析により注力できる。関連ページへのリンクを自動的に挿入することも可能だ。リソースを有効に活用できるのはもちろん、品質向上にもつなげられる。このように、企業内の資産をより有効活用するためにも、CMSは大きな力を発揮する。

この他にも、イントラサイトにCMSを導入し、商談の進捗や営業内容を社員自らが発信している企業もある。こうしたナレッジを全社員で共有することで、営業先の重複を未然に防いだり、過去事例を紐解くことで類似事例の対処をしたりする、といった営業活動の効率化を図ることも可能となる。CMSを導入し顧客へのレスポンスを高めることで、顧客満足度を上がり、カスタマーロイヤリティの向上につなげていくのだ。

図2 ワンソースマルチユースの例。1つの製品情報からWebページの「新着情報」「製品一覧」「製品詳細」、紙媒体の「カタログ」といったように、複数のコンテンツを自動的に生成できる。
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