気合と根性のサイト運営から卒業　CMSで劇的改善！　Webサイトの運営課題／CMS特集#1

企業が積極的にWebサイトを利用するようになったことで、「社内で更新したいけどできる人がいない」「毎日の運営管理が大変」「サイト運営のルールがない」といった悩みが聞かれるようになってきた。こうした、問題を解決する手段となるのがCMS（コンテンツ管理システム）だ。実際にどんなことができるのかを見てみよう。

CMSでWebサイトの運営を効率化。気合と根性のサイト運営から卒業

あなたの会社のWebサイトでは、いくつの項目が当てはまるだろうか。Webサイトが企業戦略に欠かせない存在となり、積極的に活用されるようになったことで、運営の現場ではさまざまな課題が浮き彫りになってきている。もし、これらの項目に心当たりがあるのに、「とりあえずウチのサイトはまわっているから大丈夫」「社内のリソースには余裕がある」「頻繁に更新しないから大丈夫」と、関係がないと思っているなら要注意だ。もし、あなたがこれらの項目に当てはまるのならCMSの導入を検討してみてほしい。CMSを利用することで、こうしたWebサイト運営が抱える課題の多くを解決できるからだ。

CMSとはコンテンツ管理システムのことで、Webサイトのコンテンツを管理するためのツールだ。本来はもっと広い意味をもつのだが、CMSといえばWebサイトを管理するWCM（Webコンテンツ管理システム）のことを指すことが多い。細かい機能についてはここでは省略するが、企業向けのホームページ作成ツールのようなものだ。しかし、店頭で売られているようなソフトとCMSの間には大きな違いがある。では、具体的にCMSではどんなことができるのか。

散在したコンテンツをサーバーで一元管理

CMSはサーバーにインストールして使用するツールだ。そのため、担当者1人ひとりのPCにインストールする必要はなく、Webブラウザでアクセスして使うことができる。更新のたびに、FTPでアップロードする手間も省ける。

CMSは、標準のWebブラウザを使ってCMSサーバーにアクセスすれば利用できるので、高いPCスペックを要求されることもない。また、コンテンツを一元管理できるので、最新のコンテンツがどこにあるのかわからずに探し回ったり、古いコンテンツを間違えてアップしてしまったりということを防止できる。探してみると、担当者のPC内に必要なデータがあったなんてことはないだろうか。

Webサイトのコンテンツは、日々蓄積されていくのでしっかりと管理していないと散在してしまいがちだが、CMSには効率的に管理するための仕組みが用意されている。複数の担当者が同じコンテンツを修正しようとして、先祖がえりをしてしまうといったことも防げるので、効率的な運営につながる。

図1　CMSはサーバーでWebサイトのコンテンツを一元管理する。サイトの階層構造やリンク構造なども管理できる製品も（画面は「TeamSite」）。