CMSとは――導入から構築まで

気合と根性のサイト運営から卒業 CMSで劇的改善! Webサイトの運営課題/CMS特集#1

CMSを導入するとどんなメリットがあるのか。Webサイト運営でありがちな悩みを例に紹介

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CMSとは――導入から構築まで

企業が積極的にWebサイトを利用するようになったことで、「社内で更新したいけどできる人がいない」「毎日の運営管理が大変」「サイト運営のルールがない」といった悩みが聞かれるようになってきた。こうした、問題を解決する手段となるのがCMS(コンテンツ管理システム)だ。実際にどんなことができるのかを見てみよう。

CMSでWebサイトの運営を効率化。気合と根性のサイト運営から卒業

心当たりがあるなら要注意。Webサイト運営でよくある困った問題
  1. ちょっとの作業でも外部の制作会社や社内担当者に毎回頼んでいる
  2. 更新はすべて外部に発注しているのでWebサイトの運営コストがかさむ
  3. 社内でWebサイトを更新できないので、緊急の事態に対処できない
  4. 社内に更新担当者が1人しかいないので、作業負担が大きい
  5. 本来の業務ではない担当者がHTMLを書いて更新している
  6. コンテンツの公開は手動で行う。深夜や休日の作業はあたり前
  7. トップページの「最新のお知らせ」は毎回手動で更新
  8. パンくずリスト、サイトマップなどナビゲーションは手動で全ページ作成
  9. コンテンツ(ページ)が多くなってきて、手作業に限界を感じている
  10. サイトのデザインやナビゲーションに統一性がなくばらばら
  11. コンテンツを作ってからサイトで公開するまでのルールがない
  12. 公開承認や修正は画面を印刷したものをまわして確認している
  13. コンテンツを誰がいつ更新したのかがわからないし前の状態に戻せない
  14. サイトのコンテンツがどこにどれぐらいあるのか、誰もわからない
  15. スタッフ全員がすべてのファイルやコンテンツを編集できてしまう

あなたの会社のWebサイトでは、いくつの項目が当てはまるだろうか。Webサイトが企業戦略に欠かせない存在となり、積極的に活用されるようになったことで、運営の現場ではさまざまな課題が浮き彫りになってきている。もし、これらの項目に心当たりがあるのに、「とりあえずウチのサイトはまわっているから大丈夫」「社内のリソースには余裕がある」「頻繁に更新しないから大丈夫」と、関係がないと思っているなら要注意だ。もし、あなたがこれらの項目に当てはまるのならCMSの導入を検討してみてほしい。CMSを利用することで、こうしたWebサイト運営が抱える課題の多くを解決できるからだ。

CMSとはコンテンツ管理システムのことで、Webサイトのコンテンツを管理するためのツールだ。本来はもっと広い意味をもつのだが、CMSといえばWebサイトを管理するWCM(Webコンテンツ管理システム)のことを指すことが多い。細かい機能についてはここでは省略するが、企業向けのホームページ作成ツールのようなものだ。しかし、店頭で売られているようなソフトとCMSの間には大きな違いがある。では、具体的にCMSではどんなことができるのか。

散在したコンテンツをサーバーで一元管理

CMSはサーバーにインストールして使用するツールだ。そのため、担当者1人ひとりのPCにインストールする必要はなく、Webブラウザでアクセスして使うことができる。更新のたびに、FTPでアップロードする手間も省ける。

CMSは、標準のWebブラウザを使ってCMSサーバーにアクセスすれば利用できるので、高いPCスペックを要求されることもない。また、コンテンツを一元管理できるので、最新のコンテンツがどこにあるのかわからずに探し回ったり、古いコンテンツを間違えてアップしてしまったりということを防止できる。探してみると、担当者のPC内に必要なデータがあったなんてことはないだろうか。

Webサイトのコンテンツは、日々蓄積されていくのでしっかりと管理していないと散在してしまいがちだが、CMSには効率的に管理するための仕組みが用意されている。複数の担当者が同じコンテンツを修正しようとして、先祖がえりをしてしまうといったことも防げるので、効率的な運営につながる。

CMSはサーバーでWebサイトのコンテンツを一元管理する
図1 CMSはサーバーでWebサイトのコンテンツを一元管理する。サイトの階層構造やリンク構造なども管理できる製品も(画面は「TeamSite」)。
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