CMSとは――導入から構築まで

公開承認から差し戻しまで一連のワークフローを管理

Webサイトの運営ルールがあいまいで、コンテンツは公開してから事後承諾といった体制になっているようなら、CMSのワークフロー機能が役立つ。

新規作成や更新したコンテンツを公開するまでの、責任者への確認や承認作業の流れをCMSはサポートしてくれる。コンテンツを公開するまでに、担当者によるチェックやレビューなどを行うと思うが、これをCMS上で完結できるのだ。先に説明したとおり、CMSには公開管理機能があるので、コンテンツを入力しておき、責任者が確認した後に公開するといったことができる。高度なワークフローを備えたCMSでは、複数の承認担当者を設定したり、緊急用の別の承認フローを設定したりもできる。ユーザーの権限管理機能とあわせることで、さまざまな設定も可能だ。

図4　ワークフローのイメージ。ユーザーごとに権限を設定して承認作業を割り当てる。複数の承認者を設定することもできる。承認依頼や差し戻しを自動的にメールなどで担当者に知らせる製品もある。

CMSの導入検討は慎重に

ここでは、基本的なCMSの機能で得られるメリットを簡単に紹介したが、CMSの導入によってWebサイトの運営にありがちな課題が解決できることをイメージしてもらえただろうか。Webサイトは日々成長を続けるメディアであり、今は大丈夫だからといって安心していてはならないし、もっと効率化できるかもしれない。もし始めにあげたような悩みを抱えているようなら、将来に向けてCMSの導入を視野に入れてみてほしい。

ただし、ここで紹介した内容はあくまで一部であり、この他にもCMSにはさまざまなメリットがある。一方で、すべてのCMSがここで紹介している機能に対応しているわけではなく、企業によっては必要のない機能もあるはずだ。CMSはあくまで道具であって、導入しただけで更新速度があがるわけでもないし、コスト削減できるわけでもないことも忘れないでほしい。大切なのは自社サイトの課題や目標をしっかりと認識して、それにあった製品を選んでいくことだ。

では具体的にどういった視点でCMSを検討していけばいいのか、より詳しい機能について次の記事で触れていくので参考にしてほしい。