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この時代にまだ手作業で更新ですか?

Web2.0時代のCMSの役割タイトル

泥沼のページ更新作業を美しく
SEOやアクセス解析にも効く

text:編集部

ありがちな問題点とCMSの役割

  • ちょっとした修正でも制作会社に頼まないといけない
  • 内容はページを公開してから事後承諾
  • 製品のリリース日にページをアップするために徹夜や休日出勤をしている
  • 新着情報やインデックスなどのメンテナンスが大変だ

こういった問題をあなたのサイトが抱えているのならば、今すぐにCMSの導入を検討したほうがいいだろう。CMSとは「コンテンツ管理システム」の略で、情報の入力や出力、整理などを管理するシステムを指すもので、上記のような、「よくありがちなウェブサイト運営の問題点」を解決するものだ。特にウェブサイトの管理に特化したものを「ウェブCMS」と呼ぶこともある。

『インターネット白書2006』によると、日本のウェブ担当者のうち、CMSをすでに導入している層と今後導入する予定の層を合わせても22.7%にしかならない。それだけ多くのユーザーが旧来からの非効率的なサイト運営をしているということだ。

この記事では、ウェブCMSが企業のウェブサイト運営の中でどんな役割を果たすのかを基本的な部分から解説する。

CMSの役割≪1≫
サーバーでコンテンツを一元管理

ほとんどのCMSは、ウェブサーバーまたは別のサーバーで動作するソフトウェアで、ブラウザを使ってサイトのコンテンツを追加したり編集したりできる。はてなダイアリーのようなブログサービスやmixiの日記を思い浮かべるとわかりやすいだろう。ページを追加したければ、ブラウザでCMSの管理ページを開いてログインし、ページのタイトルや内容をフォームに入力し、必要に応じて写真などをフォームからアップロードすれば、デザインされたページができあがるのだ。

ブラウザさえあればいいため、社員のパソコンにソフトウェアをインストールする必要がなく、技術的なスキルがない人でも簡単なトレーニングですぐに使い始められるのが特徴だ。

また、データがサーバー上にあるということは、バックアップなども一元的に管理できることを意味する。さらに、ウェブサイトの過去や将来のある時点での状態を再現できるCMSもある。この機能は、顧客から「去年の○月ごろにウェブサイトにこういう記述があったが」という問い合わせがあった場合などに非常に重宝するだろう。


FatWire Content Server画面
図1 CMSではウェブブラウザさえあればアクセスできる。ブラウザとは思えないほど高機能なものもある(図はFatWire Content Server)。

CMSの役割≪2≫
ページのデザインは自動的に

CMSでは、コンテンツとデザインが分離されている。つまり、各ページの文章や画像などが「コンテンツ」としてデータベースに保存されていて、サイト上での「デザイン」、つまりページ内にどういったメニューを表示してどんなタイトルロゴを出し、背景の色をどうするのかなどの情報はコンテンツとは別に管理されているのだ(「テンプレート」などと呼ばれる)。

これもブログを思い浮かべるとわかりやすいだろう。ブログではユーザーは本文とタイトルしか入力していないのにページが自動的に作られる。同様に、商品情報ページにCMSを導入する場合は、製品担当者が100種類の製品について、その名前や解説、価格、写真など決まった情報を登録するだけでいい。その際に、担当者はHTMLのことは一切気にせず、必要な情報を入力するだけでいい。別途デザイナーが指定したページデザインが自動的に適用されて、統一感を持ったデザインの商品情報ページをCMSが作ってくれるのだ。

また、自動化できる作業はCMSに任せられるため、無駄な作業が減るのもCMS導入の大きなメリットの1つだ。ウェブサイトには「新着情報」「パンくずリスト」「サイトマップ」「商品一覧」「プレスリリース一覧」など、コンテンツを追加するたびに作らなければいけない要素がページそのもの以外にもたくさんある。これらのページ要素を間違いのないように変更していくのは非常に面倒な作業だが、CMSならばページを追加するだけでこれらの要素も自動的に生成してくれる。

さらに、会社のロゴマークが変わるなどでサイト全体のデザインを変更する場合でも、CMS化されたサイトならば、一度入力したコンテンツは何も変更せずに、デザインだけを変更することも可能だ。

CMSの役割≪3≫
ワークフロー管理がCMSのメリット

CMSを導入することのメリットの最も大きなものの1つがワークフロー管理だ。ここで言うワークフローとは、だれがページの文章や画像を作り、だれがHTMLにして、だれがその内容を公開する許可を出して、だれが実際に公開する作業を行うのか、それぞれの段階でどのように作業を行い、その記録をどう残すのかといった決めごとを意味する。CMSを導入する場合、このワークフローを明確にしないとシステムを設定できないため、非常に重要な要素となる。

決めごとと言うと面倒なことのように思われるが、企業がサイトを運営する以上、だれがどの作業をするのかは明確なルールを設けておくべきだ。無駄のないルールを設定することで、サイトの運営がスムーズになることもある。実際に、無秩序なサイト管理で各スタッフの属人的な知識や経験に頼っていた会社が、CMSを導入することでワークフローをしっかりと定義してマニュアルを作り、知識のない社員でも簡単にサイトの更新を担当できるようになった例も多い。

CMSによる自動化のメリットはワークフローでも生きてくる。たとえば、製品担当者が情報を入力し、部長が内容をチェックしてから、ウェブマスターが最終チェックをしてページが公開されるとする。通常ならば「入力しました。場所はここです」「チェックしました。OKです」と、メールで伝えることが多いだろう。しかし、CMSを導入してワークフローを設定しておけば、情報を入力して完了状態にするだけで自動的に次の承認者にメールが送られ、承認の結果に応じてまた自動的に処理が進むなど、自動化で無駄を省くことが可能だ。

また、ニュースリリースの発表に合わせてウェブサイト上に情報を公開する場合もあるだろう。プレゼントの応募期間が終了した段階で告知のリンクを一気に外したい場合もあるだろう。ほとんどのCMSには、「○月○日○時○分になったらこのページを公開する」や「このページの内容は○月○日を過ぎたら公開を終了する」といった日時指定公開や時限公開の機能があるため、特定の日時での作業のために担当者がスタンバイして待っている必要もない。


公開承認ワークフロー処理図
図2 公開承認ワークフロー処理(クリックで拡大)

CMSがもたらすメリット

自動化で簡単かつ効率的に
サイト更新における各種の作業を自動化することで効率的な運営が可能になる。

ワークフローを明確に
公開承認などに代表されるサイト運営のワークフローを明確に定義できる。

CMSを簡単に利用できるレンタルサーバー

ラピッドサイト

GMOホスティング&セキュリティの運営するレンタルサーバー「ラピッドサイト」では、高機能な商用CMSを安価に利用できるCMSホスティングサービスを提供している。利用できるCMSはパナソニックネットワークサービシズの「DBPS」だ。通常ならば数百万円するCMSを月額13万6,500円からの低価格で利用できる。また、通常ならばCMSの導入時にテンプレートなどサイト全体を設計する必要があるが、このサービスではテンプレート作成に関しても制作会社の紹介などの面でサポートしてくれる。

http://www.rapidsite.jp/product/cms/

Web 2.0時代にCMSが果たす役割は
SEOやアクセス解析にも効くCMS

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