Web担当者×自社サイト―Web担当者の悩みを解決する法則&ガイドライン/申請シートサンプル

この記事では、企業のWebサイトが持つ役割を、対象とするユーザー（ステークホルダー）とサイトのビジネス目標の2軸に分け、それぞれのケースに合った事例と対策を具体的に紹介していきます。各記事の最後には、チートシート形式としてまとめたPDFファイルを掲載しています。全17パターンの業務に直結する実践的なノウハウの中から、あなたのサイトに合ったものをぜひ活用してください。

この記事の進め方

背景		テーマごとのWebサイトの現状を説明
課題		そのテーマに関して、Web担当者の多くが抱える問題を提起
サイト構築のポイント		データ全体を通しての重要ポイントを解説
コンテンツの具体例		数ある具体的なコンテンツの例を提示
リスクと解決策		陥りやすい間違いやそれらをうまく回避するためのヒントなど
サイトの要素		サイトに必要な要素の洗い出し
サイト構造図		サイトの構造図や位置づけなど
成果の判定指標		サイトの成果を判定するために確認する指標
補足事項		その他補足事項

対象ユーザーとサイトの目的ごとにまとめた全17パターンの記事一覧はこちらからどうぞ。

Web担当者×自社サイト―Web担当者の悩みを解決する法則&ガイドライン/申請シートサンプル

本コラムの最終回は企業Web担当者の皆さんが抱える悩みの根本である「社内の各部署をいかにして巻き込むか」にフォーカスしていきます。企業サイトを担当する皆さんの悩みの多くは、実は社内を巻き込み各部署との連携を図ることで解決できる事柄が多いものです。今回は、これまでのお話しを交えながら、最終的に皆さんの問題を解決するための方法を整理してお伝えしたいと思います。

企業Web担当者の悩みは「社内の巻き込み」

社外に公開する企業Webサイトを充実させていくためには、業務フローや社内の情報を集めてくる仕組みが重要だというお話しを何度かしてきました。採用・IR・商品情報・サポート・法人向け・サプライヤー向け・CSRなど、どの切り口のWebサイトをとってみても、ユーザーが満足行くレベルで対応するためには、Web担当部署以外のどこか別の部署と連携しなければなりません。コンテンツの企画やアイデアはあっても、基になる素材が社内から集まらなかったり、なんとか公開まではたどり着いてもその後の更新ができなかったり……Web担当の皆さんの悩みは尽きないでしょう。企業サイトが果たすべき役割や、対応しなければならないユーザーが多岐にわたればわたるほど、社内を巻き込む運用体制の整備が必須となるのです。

社内に情報発信してますか？

企業サイトのプロジェクトというと、社外に向けたサイトを構築することやサイトを運用していくためのツール導入までが範囲になることが一般的です。ツールを導入する場合もツールの操作とアカウント権限は定めるものの、ツールの前後におよぶ業務フローの定義までは至らないのが実情のようです。そんな状況では、情報が集まらない、コンテンツがない、Webと関係部署が連携できないといったさまざまな課題はクリアできません。

これらの課題の主な原因は、企業サイトに対する社内の無関心さです。さらに詳しくみていくと以下の3つの問題が浮かび上がってきます。

• 「サイトに何があるか知らない」
• 「サイト掲載にメリットを感じない」
• 「作業が面倒」

社内の関心を鼓舞するためには、社内に対する情報発信が重要なのです。そもそも、自社のWebサイトが何を目指しているのか、今後の計画はどうなっているのか、今どれぐらいの人がどのように利用しているのかを知らなければ関心の持ちようもありません。ですから、社内を巻き込むためにはまずあなたがどれだけ情報を社内に発信していくかにかかっているのです。

関心を引く内容に編集する

企業の多くは何かしら社内情報共有用のツール使用しているでしょう。イントラネットが整備されている企業であれば、社内への情報発信はそれほど難しくありません。ぜひ、外部向けサイトの情報を発信するコーナーを、イントラネット内の目立つ個所に設けてもらいましょう。ポイントは、これまでの各コラムの「KPI」で記したように、Webサイトの文脈（ユーザー向け）でなくビジネスの文脈（各担当部署向け）で発信することです。Web担当以外の部署にバリューを感じてもらうには、ビジネスのヒントとなる情報であることが重要です。

あなたのサイトを訪れる各ステークホルダーには必ず担当部署が存在します。ですから、Webサイトの企画・計画や効果測定もステークホルダーごとに整理するのがいいでしょう。また、社内に向けて情報発信するにしてもステークホルダーを意識し、ステークホルダーがどのようにWebサイトを利用しているのかをまとめれば、自ずと担当部署に伝わりやすくなります。

企業Web担当者の悩み解決のために有効なコンテンツ

それでは、社員向け自社サイトにおけるWeb担当者の悩み解決のためのコンテンツについて、具体例をあげていきましょう。

企業Webサイトを運用面で社内告知すべきコンテンツをあげていきます。イントラネットがない場合は、会議体での発表や社内研修会での告知など代替の方法を見つけましょう。肝心な内容が押さえられていれば、手段や方法は問題ではありません。

1. Web戦略の開示

   誰が自社サイトのターゲットユーザーで、サイト上で何を成果としているのか、その背景となっている事柄は何かを開示します。企業というのは、部署が違えばユーザーもミッションも異なります。すべての部署が自分の部署のユーザーを第一に日々過ごしていることを考えれば、Webサイトが数あるステークホルダーのうちの誰をターゲットとしているのかを明確にしなければ、目標の共有も施策に関する是非も判断できません。

   また、企業経営の中長期計画と同じようにWebサイトにも中長期の戦略や計画があればこそ、各部署の計画も立てられるというものです。Web戦略の立案は大規模なリニューアルのために策定するものではなく、どんな企業のWebサイトにとってもなくてはならないものなのです。

2. ツールの提供

   「Webサイトにこれを反映したい」と思ったコンテンツホルダー（各担当部署）が必要とするガイドラインやルール、入稿シートなどのツールをすべて提供します。具体的に以下のようなものを開示するのがベストです。

   コンテンツホルダーに提供するツールの例
   • デザインガイドライン
   • HTML仕様書
   • 表記ガイドライン
   • ルールブック

   表記ガイドラインなどは紙媒体と同じルールで策定しておくと、ワンソース・マルチユースが実現しやすくなります。また、Web担当者が取りまとめて更新を行う場合に、Web担当者宛てに必要な情報を送付してもらう入稿シートを用意しておくといいでしょう。あれこれ確認を繰り返すことがないよう、必要な情報は何かを事前に共有することを狙いとしています。

3. アクションの支援

   各担当部署の社員が何かWebサイトについて依頼をしたい場合に、誰に聞けばいいのか、依頼した内容はいつ頃反映されるのかをあらかじめ開示しておきます。公開までのフロー（コンテンツは誰までのチェックを受けた状態で入稿すればいいか、制作にどれぐらいの時間がかかるか、どのタイミングでチェックが発生するのかなど）を開示できるとさらにいいでしょう。これは、情報発信したい社員にとっても有効ですし、突然の無茶な依頼を回避するという点では、Web担当者の皆さんにとっても有効だといえます。

4. 評価の公表

   アクセス解析のデータ、外部からの問い合わせ数、売り上げの実績値などを開示します。生データのまま（ログ解析ツールのレポートそのままなど）開示しても多くの社員にとってはバリューはありません。これまでKPIとしてあげてきた、ビジネスとしての成果指標となる数字に着目して報告しましょう。各部署全員に同じ内容を同じように伝えるのでなく、営業視点・サポート視点などいくつかの視点でまとめ、閲覧者が自分の関心に応じて選択できるようにコンテンツを加工することが重要です。

機密の保持

上記にあげたような有効なコンテンツを用意すればすべてうまくいくかというと、そんなに簡単ではありません。必ずどこかに落とし穴が潜んでいるものです。Web担当者が陥りやすい問題点を挙げてみました。個別に詳しくみていきましょう。

開示の可否を社内で確認する

イントラネットには、社外に漏れてはいけない情報が多々あります。情報を収集してから掲載するまでのチェックフローの策定、不要なコピーの防止、詳しい情報の問い合わせ先・確認方法の明記など、十分な対策を施しましょう。イントラネットを管理している部署や情報システム担当部署などに確認し、ルールの策定をしたうえでコンテンツを企画することが得策です。