ステップ式! CMS活用 はじめの一歩

CMSの価値は「コンテンツ管理」にあり! コンテンツの理解から始める導入準備

管理したい「コンテンツ」とは何なのかを明確にしておこう。

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「ツール」を超えつつあるCMS、導入と活用をステップ式で解説

ここ数年の間にCMSの普及が進んだことは、改めて言うまでもないだろう。CMSに関する記事や書籍も増えてきた。しかしその内容は、CMSを販売や導入を行うベンダーのマーケティングメッセージ、特定ツールの技術メモといったものが多く、実際にCMSを導入した利用者の声が少ない。導入事例はあっても、組織やコンテンツの規模、導入目的、予算などが大きく異なると、あまり参考にならない場合も多い。このような状況のため、自社が抱えるウェブ運用の課題をCMSなら解決できるかもしれないという淡い期待を持っているが、進め方がわからず二の足を踏んでいるウェブ担当者も少なくないだろう。

そこで、CMSをどう活用すべきかをCMS利用者の視点で模索するため、この連載を始めることにした。いろいろなケースに対応できるように、典型的な事例を想定しながら汎用的で具体的な記事にしていく予定だ。米国を中心としたCMS先進国で蓄積されたノウハウに加えて、筆者が自ら企業内でCMSを導入した経験も反映させ、あまり語られることのない導入の現実や留意点にも触れながら、CMSの導入と活用について、順を追って解説していきたい。

そもそも「コンテンツ」とは? タイプで見る導入メリット

まずは管理したい「コンテンツ」とは何なのかを明確にしておこう。この定義次第で、導入プロジェクトの進め方や選ぶべきCMS製品のタイプが大きく異なってくるためだ。

ウェブページができるまでにどのような「コンテンツ」が作られるのかを示したのが、次の図だ。

図1 コンテンツのタイプ
図1 コンテンツのタイプ
テキスト、画像、プログラム、デザインテンプレートなど、コンテンツにはさまざまな種類がある。基本的にはソースアセットに編集が加えられ、複数の異なるフォーマットのファイルに変換されてウェブページができあがる。制作の過程で作られる中間成果物も数多く存在する。

それぞれについて、どういったものなのか、どんな状況になっていればCMS導入を検討するべきなのか、を整理しよう。

  • ソースアセット(素材)

    テキスト原稿やラフスケッチ、イラスト、画像などが含まれる。このうち、高解像度のレタッチ済み画像や編集済みテキスト原稿のように、特定の掲載メディアに依存しない汎用的なコンテンツを「デジタルアセット(資産)」と呼ぶことがある。お金をかけて投資したコンテンツは大切に管理し、有効活用すべき、という考え方だ。

    どんな状況ならCMS導入を検討すべき?

    • コスト削減のため、以前に作成した画像を使いまわすことがあるが、いつも探すのに時間がかかる。
    • 既存のコンテンツを更新するときに、バックアップを兼ねてフォルダごと複製しているため、内容がまったく同じファイルがたくさん存在する。サーバーの容量を圧迫するだけでなく、どれが最新なのかがわからない。
    • 「誰が何をどう更新したのか」が、担当者同士でお互いにわからない。

    管理上の課題

    素材は粒度が細かいため、数が多くなりがちだ。数多くの似たようなファイルを効率よく探し出すためにも、コンテンツ管理のソリューションを導入できる。個別の独立したファイルを検索するだけなら、デスクトップサーチなどの検索ソリューションで十分だが、コンテンツの場合は頻繁に更新されたり、バリエーションが派生したり、同じ内容でフォーマットが異なったりする。ファイル間の関係性も含めて管理をする必要がある。

    また、コンテンツを頻繁に更新する場合、誰がどこをどう変更したのかの履歴を残しておきたいところだ。更新前のファイルを手でバックアップし、更新箇所のメモを残す、というような運用では、確実な履歴をとることができない。

  • 複合ドキュメント

    Wordのレイアウト案や、レビュー用のPDF、FlashのソースファイルやHTMLモックアップなど、複数のソースアセットを組み合わせてレイアウトしたドキュメントを指す。制作途中の中間成果物だけでなく、各種のガイドラインもこのタイプのコンテンツだとみなすことができる。

    どんな状況ならCMS導入を検討すべき?

    • モックアップで採用した画像の加工をするため、高解像度のオリジナル画像を探したが、見つからなかった。
    • レビュー用に複数のバリエーションを作成したが、どれが最終版なのかがわからなくなった。
    • プロダクションに編集を依頼し、多くの関係者にレビューと承認を依頼した原稿が、誤って上書き保存されてしまった。さらに、公開直前にようやくこの事実が発覚した。
    • 原稿に個人情報が含まれているが、アルバイトでも閲覧できる状態になっている。

    管理上の課題

    このような複合ドキュメントは、意外と管理が難しい。まず、複合ドキュメントは複数のソースアセットで構成されるため、どのソースアセットがどの複合ドキュメントに使われているかを知りたいことがあるが、手作業でこの情報を管理するのは非常に難しく、どうしても制作者の記憶に頼りがちだ。

    また、複合ドキュメントは多くの人による編集やレビュー、承認を経ることが多いため、似たような内容のバリエーションや、大きな修正を重ねる際に取られるバックアップなどが存在する。ファイル名や更新日時だけでバージョンや承認状態を判断するには無理がある。

    コンテンツの内容によって必要になるアクセス制御に関しては、ファイルサーバーでも設定できるが、管理者に権限付与を依頼する必要があったり、運用の簡易化のためにフォルダ単位でのみ権限を区別していたりと、妥協を強いられることがある。

  • ウェブコンテンツ

    ウェブへの配信用に最適化されたJPG画像やSWFファイル、CSS、JavaScript、PHPなど。

    どんな状況ならCMS導入を検討すべき?

    • 開発者に依頼することなく、動的なページ生成を行いたい。
    • 大量のコンテンツが蓄積されているため、デザインのリニューアルに莫大なコストがかかるようになった。
    • 原稿に修正が入ったときに、それが掲載されているすべてのページを特定するのが難しくなってきた。
    • 新規コンテンツを追加する際に、画像変換やリンク修正、ファイル転送など、煩雑な手作業が多くて困っている。

    管理上の課題

    ウェブコンテンツ管理の課題に関しては、改めて説明するまでもないだろう。ウェブの場合、1つのページを構成する要素としていろいろなフォーマットのファイルがあるだけでなく、ページ間で相互に関連し合っている。コンテンツが増えれば増えるほど、管理が煩雑になっていくのだ。

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