オンライン上でファイルにアクセスできるGoogleドライブと、いつでも編集可能なGoogleドキュメントを紹介
Googleドライブとは「すべてのファイルをどこからでも」と公式サイトにある通り、オンライン上であらゆるファイルをいつでも保存、管理、アクセスできるストレージサービスのことです。
数あるストレージサービスの中で代表的なものに「Dropbox」が挙げられるかと思いますが、かくいう私も最近までよく利用していました。しかし最近ではほとんどGoogleドライブ にシフトチェンジするようになってきました。
ではなぜGoogleドライブなのか。今回はGoogleドライブの魅力や利用の仕方を簡単にご紹介したいと思います。
Googleドライブの魅力
私が個人的に感じる他のストレージサービスにはない、Googleドライブならではの魅力を挙げてみました。
1.無料で15GBから使用可能！
Dropbox で無料使用可能な最低容量は2GB、であることを考えるといかにお得かわかるかと思います。（2014年8月現在）また月額課金することでさらに100GB、1TB、10TB、20TB、30TBと利用することができます。
2.ブラウザからでも直接ファイル操作が可能！
.txtデータや .htmlデータのようなテキスト主体のファイルだけでなく、ExcelやWordなど、あらゆる業界で使用されるOffice系ファイルもブラウザ上で編集・閲覧が可能です。他のストレージサービスのように一度ダウンロードして編集することももちろん可能ですが、「ダウンロード→修正→アップロード」の過程を 「修正→自動保存」 と省略することができます。
3.各デバイスのOS間で使用可能なGoogleドキュメントが使用できる！
詳しくは後述しますが、Googleドキュメントは Googleドライブ内のアプリケーションのことで、Googleドライブを語る上で欠かせないサービスです。これを使いこなせれば仕事の効率が格段に向上することでしょう。
以上、魅力が伝わったでしょうか？次はGoogleドライブの利用の仕方を簡単に見てみましょう。
クライアントソフトをインストール
GoogleドライブにはDropbox のように無料のクライアントソフトが提供されています。
先述したとおりブラウザからでも直接ファイルが操作できるので、クライアントソフトがなくてもGoogleドライブを利用することは十分可能です。ですがこちらをインストールすることで更に使いやすくなり、ご利用中のパソコンでフォルダやファイルを扱うのと同じ感覚で、オンライン上のGoogleドライブ内と自動同期されます。
またPC、iPhone、Android それぞれにインストールができるので、いつでもどこでも様々なデバイスから最新版のデータへ簡単にアクセスが可能になります。
まずはクライアントをインストール
インストールが完了後、「Google ドライブ」という名前のフォルダが作られているので開いてみると、ブラウザ上のGoogleドライブと同じ構成でローカルにもデータが生成され、自動的に同期されるようになります。
ローカルPCから見たGoogleドライブフォルダの中
ちなみにブラウザから見たGoogleドライブの中はこんな感じになります。問題なく同期されていることが確認できました。
Googleドキュメントを利用する
Googleドキュメントとは、ブラウザ上で作成可能なドキュメント作成アプリのこと。2014年8月現在、「ドキュメント」、「スプレッドシート」、「プレゼンテーション」、「フォーム」、「図形描画」の5種類が存在します。
ドキュメントを作成するには、左上の「作成」ボタンをクリックし、任意のドキュメントを選択します。
「ドキュメント」
Microsoft Office の Word とほぼ同機能なファイルが作成できます。ファイルサイズの制限は1,024,000 文字。ページ数やフォントサイズは関係ありません。アップロードして Google ドキュメントの形式に変換できるドキュメント ファイルの最大サイズは 50 MB です。
「スプレッドシート」
Microsoft Office の Excel とほぼ同機能なファイルが作成できます。ファイルサイズの制限は旧バージョンのスプレッドシートは最大100MB、新バージョンはサイズ制限が解除されてます。ただし、サイズの非常に大きなスプレッドシートは動作が遅くなる可能性があります。
「プレゼンテーション」
Microsoft Office の PowerPoint とほぼ同機能なファイルが作成できます。ファイルサイズの制限は最大 100 MB です。アップロードして Google スライドの形式に変換できるプレゼンテーション ファイルの最大サイズは 50 MB です。
「フォーム」
簡易的なフォームが作成可能になります。これにより問い合わせフォーム、アンケートの送信、小テストやちょっとしたクイズの作成などが簡単に設置することができます。
「図形描画」
図形描画をオンラインで簡単に作成、共有、編集できます。ファイルサイズの制限はありません。ざっと使用してみた結果、JPG写真データの読み込んで配置したり、線や図形、テキストを描画できる、他のWebサービスでもあるような極々簡単なものでした。これで作成した描画データをドキュメント・プレゼンテーションデータにペーストすることが可能です。
いずれも任意のファイル形式でダウンロードが可能な上、PCのOfficeソフトで閲覧・編集が可能です。逆にPCのOfficeソフトを使って作成したファイルをGoogleドキュメントとして編集することも可能です。これによっていつでもどこでもデータを編集できるようになりますね！
個人的に特にありがたいのは、WindowsとMac それぞれで同じドキュメントファイルをブラウザ上で編集しても全く問題ない点です。これを利用する前は、例えばMacで作成した表計算データをWindows で開くとデータが破損したりテキストデータが正しく表示されなかったりしていました。そういった悩みから解放されたのはものすごく助かってます。
ファイルやフォルダを共有
共有設定を行うには、対象のファイルにチェックを入れ共有ボタンをクリックします。
続いて「変更」をクリック。
デフォルトでは非公開になってるので、特定のユーザーやグループと共有するまではオーナーのみアクセス可能です。
ファイル・フォルダの共有方法は下記の3種類があります。
特定のユーザー
読んで字のごとく、招待した特定のユーザーと自分のみが閲覧・編集が可能になります。ファイルやフォルダの共有相手には変更内容がリアルタイムで表示されるため、全員で同時に最新の情報を共有できます。この設定の時はGoogleにログインしている必要があります。
リンクを知っている全員
専用のURLが発行され、そのUELを知っているユーザーは誰でもアクセスできます。社内の人などに一時的に確認してもらいたい時などに便利です。
ウェブ上で一般公開
ネット上に公開され、Google検索結果やウェブアドレスから、誰でもファイルやフォルダにアクセス可能になります。
また共有されたデータは、基本的に閲覧可能であればだれでもダウンロード可能ですが、設定でダウンロードの制限をかけることができます。
さまざまなファイルを保存
下記はGoogleドライブで利用できて、利用頻度の高そうなファイル形式を公式サイトより抜粋したものです。
- 画像ファイル：.jpeg、.png、.gif、.tiff、.bmp
- 動画ファイル：webm、.mpeg4、.3gpp、.mov、.avi、.mpegps、.wmv、.flv
- テキスト ファイル：.txt
- マークアップ、コード：.css、.html、.php、.js
- Microsoft Word：.doc、.docx
- Microsoft Excel：.xls、.xlsx
- Microsoft PowerPoint：.ppt、.pptx
- Adobe Portable Document Format：.pdf
- Adobe Illustrator：.ai
- Adobe Photoshop：.psd
- Tagged Image File Format：.tiff
- Scalable Vector Graphics：.svg
- TrueType：.ttf
- アーカイブ ファイル形式：.zip、.rar、tar、gzip
- オーディオ形式：mp3、mpeg、wav、.ogg
- 実行ファイル：.exe、.vbs
- RAW 画像形式
上記以外にもありますが、普通に利用する分には特に問題ないかと思います。
またGoogleドライブにアップロードされるファイルにはウィルススキャンが実行されます。※25MB以下のファイルのみ
なお、Googleドライブのすべてのファイルは下記のプログラムポリシーが適用されます。会社等で使用する場合は必ず確認しておきましょう。
プログラムポリシーの詳細はこちら
終わりに
以上、使いこなせれば非常に強力なツールになるGoogleドライブの簡単なご紹介でした。まだまだGoogleドライブの素晴らしい機能は語りつくせないほど存在します。今後もお役立ち機能を見つけ次第、順次ご紹介いたします！
