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仕事が速い人はどんなメールを書いているのか

一度口にした約束は軽く扱わない!メールは間違いを恐れずにスピード重視で送信する(全6回の3)

相手と信頼関係を築くためには、「約束」を軽く扱わないことが大切です。また、完璧さを求めて時間をかけるよりも、多少の間違いがあってもスピードを重視すべきです。
仕事が速い人はどんなメールを書いているのか

この記事は、書籍 『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』 の内容の一部を、Web担向けに特別にオンラインで公開しているものです。

今回の記事は、第2章 「目的を意識しながら書く」 より抜粋

一度口にした約束を軽く扱わない

最初に、メールを送る目的はさまざまだという話を書きました。

情報共有をするためのメールもあれば、指示を出すためのメールもある。

あるいは、信頼関係を築くことが目的のメールもあるでしょう。

相手と信頼関係を築くためには、注意すべきことがあります。

それは、「約束」を軽く扱わないこと。

私の会社にはいろいろな営業電話がかかってきます。でも、そのほとんどは必要がないため、お断りしているのが実状です。

とはいえ、なかには多少興味をそそられるものがないわけではありません。

そこで、電話口でその旨を伝えると、相手は必ずこう言うのです。

「では、詳しい資料をメールで送っておきますね」

ところが、それから待てど暮らせどメールがこない……。

そんな経験は一度や二度ではありません。

そのメールを心待ちにしていたわけではないのですが、「送ると言ったのに送られてこなかった」という、裏切られたような印象はなくなりません。

ささいなことかもしれませんが、その経験は「この会社とは取引したくない」という判断材料にもなります。

メールに限らず、「商品パンフレット」「案内状」といった郵便物であっても、自分から「送ります」と言った約束は100%守りたいものです。

送れないようなら、最初から軽い気持ちで口約束などしなければいいのです。

仕事が速い人たちは、こういう点でも相手を失望させません。

約束を守る姿勢を相手に見せるために、

「では、この件は◯日までの宿題とさせていただきます」

「社に帰ってから、詳しい情報を調べて本日中にメールします」

と約束をつくり、それを必ず守る。

自分から期限付きの仕事をつくっておいて自分で守るのですから、よく考えると、自作自演ですが、ビジネスではその〝姿勢〟が評価されます。

相手が自社の商品に興味を持ってくれたら、「資料をPDFで送りますね」と約束して、必ず実行する。「オプションが変更できるかどうか、確認してご連絡いたします」と言ったら、忘れずに連絡する。

こうした対応は、一見ささいなことに見えるかもしれません。

しかし、それがたとえ小さなものでも、一度口にした約束を必ず実行することが、仕事の信頼関係を強固にし、結果的に仕事の速度を上げることにつながるのです。

間違いをおそれないで送信する

研修をしていると気づくのですが、1通のメールを15~20分かけて作成している人がいます。

文章は書けているのに、細かいところを何度も何度も確認して、それでもまだ送ることができない……。

こういう人と話していると、メールには唯一の正解があると考えているようです。

非の打ちどころのない完璧なメールをつくらないと、送信してはいけない。

そう信じているのです。

だから、宛名ひとつとっても、

「社名を入れたほうがいいのでしょうか?」

「肩書は必要ですか?」

「《フルネーム+様》で書くべきでしょうか?」

ということで悩んでしまうのです。

挙句の果てには、「メール 宛名 マナー」で検索して、正解を探そうとする。

それでは、1通のメールを作成するのに15分、20分とかかってしまうのは無理もないでしょう。

そもそもメールの宛名の書き方は悩むようなことではありません。

最近では、役職や部署名が短期間で変更になることもそれほど珍しくありません。そのため、単に「加藤様」のように宛名が名前だけでも、失礼だと思う人は少なくなったのではないでしょうか。

宛名の他にも、書き出しがおかしくないか、誤字・脱字はないか、日本語の表記が間違っていないか、固有名詞の誤りはないか……と、あちこち点検しないとメールを送れないという人がいます。

誤解をおそれず言えば、そんなふうに神経質になる必要はありません。

多少の間違いは気にせず送ってしまえばいいのです。

もちろん、漢字の間違いやタイプミスを減らすのは大事なことです。

誤りがなければ、それに越したことはありません。

でも、ここで考えていただきたいのです。

そのメールを送る「目的」は、何なのか。

例えば、流通経路で不良品が見つかったことを上司にメールで報告するとします。

その場合、誤字やタイプミスを探したり、メールの構成を考えすぎたりして、送るタイミングが遅くなってしまったとしたらどうでしょう。

誤字があったからといって、上司はあなたを責めるでしょうか。

もちろんこれは一例ですが、まず、何を優先しなければならないのかを考えるべきです。

だから私は、急がなければならないときは、打ち間違いや「てにをは」の誤りがないかどうかを、あまり入念にチェックしません。金額や日付、相手の名前・社名など、致命的なトラブルになるものだけを重点的にチェックします。

後で見直してみると、送信メールの中に間違いが見つかることもあります。

メールを送った相手もその間違いに気づいているでしょう。

しかし、その間違いを指摘されたことはありません。それどころか、スピーディーに返信したことでお礼を言われるほどです

ミスのない完璧なメールを送れれば、理想的でしょう。

でも、完璧さを追求することによって、相手が望んでいるタイミングにメールを送れなければ意味がありません。それよりスピードを重視すべきだと私は考えます。

「目的」を考えれば、正確さが犠牲になることもある。

そう考えれば、気持ちが少し楽になるのではないでしょうか。

仕事が速い人はどんなメールを書いているのか

仕事が速い人はどんなメールを書いているのか

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