4.定員自社の会議室の限界人数と専門業者選びのコツ

セミナー専門業者は、「セミナー　運営」「セミナー　事務局」といったキーワードで検索すると簡単に見つかる。しかし、残念ながら結婚式や宴会プランのように100名でいくらと言うような標準的な価格があるわけではない場合が多い。業者選定の際は、下記の7つの項目で比較検討するといいだろう。

1. 会場選定の費用（備品手配・機材レンタル）
2. 集客リストの種類と費用（広告・DM制作・メール配信）
3. 受付用Webシステムの費用（告知ページ・申し込みフォーム）
4. 事務局業務代行費（申し込み管理・問い合わせ対応）
5. 制作物の進行管理（デザイン・印刷）
6. 当日の運営代行費用（ディレクター・受付スタッフ・司会）
7. 集計業務費用（出席者データ・アンケート処理）

業者によって得意分野が異なり、大きく分けると、

• 集客に強い業者（広告代理店など）
• 当日の運営スタッフ派遣が強い業者（業務代行業など）

の2種類に分類される。セミナー開催に関する仕事をワンストップですべて依頼するのか、一部のプロセスだけを依頼するのか、各社に見積もりをとって判断するのがいいだろう。

ちなみに、見積もり段階で注意すべき点として、会場費や印刷代などの「実費で支払うもの」と、ディレクション費や企画費などの「追加で発生する費用」を明確に区別する必要があることがあげられる。何をどこまで依頼できるのかを事前に明らかにしておくことで、トラブルを未然に防ぐことができるのだ。

経営者、役員、医師などのエグゼクティブ向けのセミナーであれば、企業イメージを考慮して一流ホテルのボードルーム（会議室）やランドマーク的なビル、たとえば都心であれば丸ビル（丸の内）、東京ミッドタウン（六本木）や六本木ヒルズにある貸し会議室を利用するのが一般的だ。

しかし、できるだけ予算を抑えたい場合には、一般のオフィスビルを貸し会議室に転用したスペースを活用する選択肢もある。ただし低価格で利用できる反面、イベントホールのように専用に設計された建物ではないため、一度に大勢の人が出入りすることに対応していない場合もある。Webサイトに掲載されている写真のみで判断せずに、必ず現地へ下見に行くのが鉄則だ。

1. 最寄り駅からわかりにくい、ホームページに掲載されている地図と違う
2. ビルの内外に目立つ看板や案内表示がないため、参加者が迷ってしまう
3. 会場定員に対してエレベーターの数が少ない・容量が小さい
4. 会場定員に対してトイレの数が少ないため、休憩時間が延長してしまう
5. 天井が低く、後方からスライドが見えない
6. 壁が薄く隣の音がうるさいため、集中できない
7. 受付スペースがなく、セミナー会場内で受付しなければならない
8. エアコンの個別調整ができない。暑い・寒いのクレームになる
9. テーブルの大きさが一般的なものに比べて小さい
10. 見取り図にはなかった柱や出っ張りがある