セミナー開催実践マニュアル

4.定員自社の会議室の限界人数と専門業者選びのコツ

4.定員
自社の会議室の限界人数と専門業者選びのコツ

30人程度であれば運営の負担も少なく自社会議室でも実施可能。100人以上になると当日の人員リソースも必要になるため、専門業者への委託も検討する。集客可能なリスト、コスト、人員などリソースを考えて定員(目標集客数)を決める。

実践プランニングシート「定員・目標集客数」を入力する。

■[コラム]セミナー専門業者はどう選ぶ? 外部委託時のチェック項目

セミナー専門業者は、「セミナー 運営」「セミナー 事務局」といったキーワードで検索すると簡単に見つかる。しかし、残念ながら結婚式や宴会プランのように100名でいくらと言うような標準的な価格があるわけではない場合が多い。業者選定の際は、下記の7つの項目で比較検討するといいだろう。

業者選びで押さえておきたい7つの検討項目
  1. 会場選定の費用(備品手配・機材レンタル)
  2. 集客リストの種類と費用(広告・DM制作・メール配信)
  3. 受付用Webシステムの費用(告知ページ・申し込みフォーム)
  4. 事務局業務代行費(申し込み管理・問い合わせ対応)
  5. 制作物の進行管理(デザイン・印刷)
  6. 当日の運営代行費用(ディレクター・受付スタッフ・司会)
  7. 集計業務費用(出席者データ・アンケート処理)

業者によって得意分野が異なり、大きく分けると、

  • 集客に強い業者(広告代理店など)
  • 当日の運営スタッフ派遣が強い業者(業務代行業など)

の2種類に分類される。セミナー開催に関する仕事をワンストップですべて依頼するのか、一部のプロセスだけを依頼するのか、各社に見積もりをとって判断するのがいいだろう。

ちなみに、見積もり段階で注意すべき点として、会場費や印刷代などの「実費で支払うもの」と、ディレクション費や企画費などの「追加で発生する費用」を明確に区別する必要があることがあげられる。何をどこまで依頼できるのかを事前に明らかにしておくことで、トラブルを未然に防ぐことができるのだ。

5.予算
集客コスト、会場費、印刷代……すべてのコストを洗い出しておこう

企画内容と同じく重要になってくるのが予算である。セミナー開催のテーマは5パターンあると前述したが、その費用は目的や前提条件、要件によって大きく異なるため、一概に試算表や相場を定めることはできない。

また、一般的な販促セミナーの開催にコストをかけられるのは大手企業のみで、ほとんどの場合は予算なしで行っているのが実情だろう。おそらく、

  • 人員=社内スタッフ
  • 会場=自社の会議室
  • 集客=自社の見込み客(ハウスリスト)
  • 印刷=社内でプリントアウト

といった具合に、ほとんどコストをかけずに行っている企業が多いのではないだろうか。

逆に考えれば、不況で広告コストをかけれないからこそ、自社セミナーや共催セミナーが行われているとも考えられる。

もちろん、自社の会議室の収容人数よりも多くの来場者を獲得するのであれば、会場費が発生するのは避けられない。また、社内スタッフであっても、実働時間に応じて人件費として計上しなければならない場合もあるだろう。

実践プランニングシート「予算」を入力する。

発生しうるコストを一覧にしたので参考にしてもらいたい。

セミナー開催関連費用項目
分類項目
集客コスト広告料金(メディアサイトへの出稿・キーワード広告の出稿など)
ニュースリリース発行・掲載料金(外部のリリース配信サービスを利用する場合)
会場コスト会場料金
会場備品オプション料金
配布物飲み物・弁当代
配布物の印刷費用
配布物の運送費用
小冊子などの資料(会社案内、製品パンフレットなど)
販促関連のグッズ(講演者の執筆した書籍、ボールペンやトートバックなど)
その他ASP利用料金(申し込みフォーム、アンケート集計など)
講師の講演代金(依頼した場合)
懇親会費用(実費として、参加者から徴収することも多い)
会場までの交通費
間接費人件費(準備、事後フォロー、当日の担当)

6.会場
コストを考えると自社会議室がベター

自社会議室、イベントホール、ホテル、貸し会議室などターゲット層に応じた会場選択が重要だ。できるだけコストは低く抑えたいところだ。以下の主要会場リストやコラムを参考にしてほしい。

実践プランニングシート「会場」を入力する。

都内主要セミナー会場・貸会議室リスト
会場名特色連絡先料金表
都内主要貸会議室サービス
TKP貸会議室全国に直営の会議室を500室以上もつ。サイトからさまざまな条件で会議室を検索可能予約センター:
東京駅周辺エリア: 03-3538-3344
新宿駅・品川駅周辺エリア: 03-5304-2071
受付時間: 9:00~20:00
※会場によって異なる。各会場のページから料金表を参照
住友不動産ベルサール(BELLE SALLE)イベントホール、セミナー会場、会議室など都内を中心に140件あり、高級感のある施設が特徴。1000人超収容の大型ホールもあり総合予約センター: 03-3346-1396
受付時間: 9:00~18:00(平日)
※会場によって異なる。各会場のページから料金表を参照
ティーズグループ東京・横浜を中心に10人未満向け~100人超向けまで50室弱ある貸し会議室・貸しホールのグループ03-5457-7881
受付時間: 10:00~19:00(平日)
料金一覧
都内会議室一例
UDX Conference(秋葉原)JR秋葉原駅直結の施設で、60人~200人超に対応UDXカンファレンスオフィス:
03-3254-8421
利用料金(会場/備品)
大手町サンケイプラザ(大手町)地下鉄大手町駅直結の施設で、50人~600人に対応03-3273-2257~9(直通)
問い合わせフォーム
会場料金
機材・備品料金
銀座会議室(銀座)数人~90人に対応する多目的会議室03-3544-0611
受付時間: 9:00~17:00(平日)
料金案内
新宿NSビル(新宿)最上階にNSスカイカンファレンス(最大426席)、3階にNS会議室(30人~81人に対応)を備え、地下1階にはNSイベントホールもある会場予約受付:
03-3342-4920
受付時間: 9:00~17:00(平日、12:00~13:00除く)
NSスカイカンファレンス
NS会議室
新宿ファーストウェスト(新宿)新宿駅西口から徒歩5分の立地で、48人~180人に対応会場予約受付:
03-3348-3093
受付時間: 9:30~16:30(平日)
料金表
東京国際フォーラム(有楽町)東京駅・有楽町駅からすぐの好アクセス。26人~206人に対応する多数の会議室や5000席対応のホールなどを備える大規模施設会議室利用受付:
03-5221-9040
受付時間: 9:00~17:00(土・日・祝・年末年始を除く)
施設利用料金

区分ごとに50音順に記載、連絡先は記事執筆時点の情報

■[コラム]低コストに惑わされないセミナー会場選び

経営者、役員、医師などのエグゼクティブ向けのセミナーであれば、企業イメージを考慮して一流ホテルのボードルーム(会議室)やランドマーク的なビル、たとえば都心であれば丸ビル(丸の内)、東京ミッドタウン(六本木)や六本木ヒルズにある貸し会議室を利用するのが一般的だ。

しかし、できるだけ予算を抑えたい場合には、一般のオフィスビルを貸し会議室に転用したスペースを活用する選択肢もある。ただし低価格で利用できる反面、イベントホールのように専用に設計された建物ではないため、一度に大勢の人が出入りすることに対応していない場合もある。Webサイトに掲載されている写真のみで判断せずに、必ず現地へ下見に行くのが鉄則だ。

「格安」に注意! 私が貸し会議室で失敗した10のトラブル
  1. 最寄り駅からわかりにくい、ホームページに掲載されている地図と違う
  2. ビルの内外に目立つ看板や案内表示がないため、参加者が迷ってしまう
  3. 会場定員に対してエレベーターの数が少ない・容量が小さい
  4. 会場定員に対してトイレの数が少ないため、休憩時間が延長してしまう
  5. 天井が低く、後方からスライドが見えない
  6. 壁が薄く隣の音がうるさいため、集中できない
  7. 受付スペースがなく、セミナー会場内で受付しなければならない
  8. エアコンの個別調整ができない。暑い・寒いのクレームになる
  9. テーブルの大きさが一般的なものに比べて小さい
  10. 見取り図にはなかった柱や出っ張りがある
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