セミナー開催実践マニュアル

7.日程・時間日程選びはセミナーの成否を大きく左右するキーポイント

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7.日程・時間
日程選びはセミナーの成否を大きく左右するキーポイント

会場の空き状況を確認しながら日程、受付開始時間とセミナー開始・終了時間を決める。会場の空き状況や自社内の日程調整が優先されるが、参加者目線での確認も忘れずに行う。

実践プランニングシート「日程・時間」を入力する。

平日開催と休日開催のメリット・デメリットをまとめておいたので、参考にしてほしい。

平日開催のポイント
  • 交通の便が良く、行きやすい場所を選ぶ
  • 定例の会議が多い月曜日や仕事がたまっている連休明け・期末などは避ける
○平日開催のメリット
×平日開催のデメリット
  • 就業時間内に仕事として参加できる
  • 急な仕事が入ったときにキャンセルされる
  • 部長クラスでは曜日単位で終日NGといった場合もある
休日開催のポイント
  • 休日開催でも来てもらえるテーマかが最大のポイント
  • 社内の人員を確保できるかも調整の必要あり
○休日開催のメリット
×休日開催のデメリット
  • 比較的長時間もの(ワークショップなど)でも参加しやすい
  • 都内近郊から離れ、遠出もしやすい
  • 有料の場合の領収書が切りづらい(切れない)
  • 休日出勤が不可の会社では参加しにくい

8.アジェンダ
進行に無理はないか、参加者視点で再考の必要あり

半日かけて行うセミナーの場合は、45~60分の講演を2回行い、途中に10分程度の休憩をはさむケースが一般的である。講演後には個別相談の時間を設けて、参加者とゆっくりと話せる時間をとるのもいいだろう。

注意点として、会場の契約時間いっぱいに内容を詰め込まないこと。セミナー開始前には受付準備、資料配付、パソコン接続テストなどの時間が必要だし、セミナー終了後にはアンケートを回収したり片付けたりする時間が必要になる。契約時間前後の利用可能時間ややむを得ず延長した場合の費用なども確認しておくといいだろう。

実践プランニングシート「アジェンダ」を入力する。

※Web担編注 外部講師に講演を依頼する場合は、編集部コラムの「セミナーで講演をする(依頼する)前に確認しておくべき25のポイント」も参考にするといいだろう。

プランニングシートが完成したら

ここまで決まれば、申し込み用の素材がかなり揃うはずだ。Webサイトを活用して申し込みを行う際には、担当部署にこれらの情報を伝えて申し込みページを制作してもらう。また、外部に委託する場合にはプランニングシートの内容をまとめてセミナー専門業者との検討を行うことになる。

◇◇◇

次回は、ここでまとめたプランニングシートをもとにしたセミナー集客のポイントをお伝えしていこう。

セミナー開催マニュアル2「セミナー集客の方程式 来場者数アップの鉄則とは」を読む

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