上司を納得させるための基本的な企画

上司を納得させるための基本的な企画

前述の基本的な要素を盛り込んだ企画書は、こんな感じだろうか。

図2　CMS導入のための上司を納得させられる基本的な企画書の例

今回は、会計関連ソフトを販売するメーカーで、コンテンツの更新などの運用コスト（アウトソース費用）が年間240万円程度かかっており、部署ごとに更新を行っているためレイアウトなどの統一がなされていないという企業を例としてあげる。

課題は、アウトソース費用が定期的にかかってくることはもちろん、いくつかの部署がそれぞれのコンテンツを管理運営しているため、コンテンツのレイアウトなどが統一されていない現象がある。さらに、アウトソース先（制作会社）との連携がうまく行われていないのか情報公開までの時間がかかっている。

目的は、現状のコスト削減やそれに伴ういくつかの課題克服となる。また、今回選定するソフトウェアとCMS構築のための予算を記述する。初期費用だけではなく運用のためには保守費用なども必要となるので、それも書いておく。

そして、導入メリットの記述だ。コスト的なメリットについては、初期費用がどれだけの期間で回収されるのか、その後、今と比べてどれくらいのコストが削減できるのかを具体的に明記する。上司の判断としてこの回収期間は重要だ。会社の規模やWebサイトにかける予算などによってかなり違ってくるが、もし初期導入コストの回収に数年を要するような算出が出た場合は、上司だけの判断では難しくなってくるため、部分的なCMS導入やツールの選定などを見直して回収期間を早める方がいいだろう。ただし、コスト回収期間は会社ごとの判断があるため、あらかじめ上司にヒアリングしておくことをおすすめする。

導入メリットについては、コスト削減だけではなく他のメリットも必要である。大幅なコスト削減が明確化される場合には企画書は通りやすいのだが、さらに、導入した場合のメリットをいくつか書くと、企画内容が充実してくる。ここでは、追加メリットとして情報の即時公開とデザインの統一を含めた。

最後にこのプロジェクトを失敗させないためのポイントを記述。何度も言うが、CMS導入は、その後の運用が重要なポイントとなる。Webコンテンツ更新・公開のフローを確立して、社内担当者、承認フローを徹底する。また、コンテンツ管理についてのWeb担当部署の役割も社内に明確にしていくことが必要だ。

CMS導入に必要なこと

今回の基本的な企画例には上司を説得させるための要点だけを記述しているが、もっと追求すると、課題に合ったソフトウェアの選定や具体的な導入フローなども必要な場合がでてくる。上司がROIの視点だけではなくソフトや機能などに詳しい場合は、その辺りも具体的に記述しておくことも必要となってくる。

また、ROIについても単純なアウトソースコストの削減だけではなく、別の指標も考えなければならないケースもある。そうした場合は、Web担にもいくつか掲載されているCMSに関する記事にいくつか目を通し、前述した一般的な企画要素にそれぞれ入れ込んで企画書を充実させてほしい。