ビジネスパーソンがメール1通書くのにかかる時間は平均「5分56秒」、1日81分メールを書いていることに【日本ビジネスメール協会調べ】

一般社団法人日本ビジネスメール協会は、「ビジネスメール実態調査2021」を発表した。2007年から15年連続で行っている調査で、今回は仕事でメールを使っている1,540人から、ビジネスメールのさまざまな項目について、回答を得ている。

 

1日平均の送信数は「13.63通」、受信数は「51.1通」、メールを読んでいる時間は69分

今回の調査によると、仕事で使っている主なコミュニケーション手段の第1位は「メール」98.9％で、ほぼ100％に近いビジネスパーソンがメールを使っており、1日に1回以上メールを確認する人は99.49％にのぼっている。また、メールの送受信に利用している主な機器は「パソコン」99. 61％が仕事では多かった。クライアントソフトでは、「Outlook」と「Gmail」が得に多かったという。また1日平均の送信数は「13.63通」、受信数は「51.1通」だった。

その他では、以下のようなデータが明らかとなっている。

• メールの返信が遅れてしまうことがある人は67.93％。
• 残業が多いと感じている人ほどメールの返信が遅れてしまう。
• 返信が遅れてしまう理由は「すぐに結論が出せない」（52.1％）が最多。

• メールを1通読むのにかかる時間は平均1分21秒。
• 1日69分メールを読んでいる。
• 自分のメールに不安を抱くことがない人ほどメールを読むのが速い。
• メールを1通書くのにかかる時間は平均5分56秒。
• 1日81分メールを書いている。
• 研修を受けている人は、受けていない人よりもメールを書くのが45秒速い。
• 1日のメール処理時間は平均2時間30分。

• 約4割の人がメールの失敗をしている。
• 自分がした失敗の第1位は「添付ファイルの付け忘れ」50.41％。
• 半数近い人がメールを受け取り、不快に感じたことがある。
• 不快に感じた内容の第1位は「質問に答えていない」45.33％。
• 不快感を相手に指摘したことがあるのは約2割。

本調査の質問項目

• Q1：仕事で使っている主なコミュニケーション手段
• Q2：仕事でメールの送受信に利用している主な機器
• Q3：仕事で利用しているメールソフト
• Q4：仕事でメールの送受信に使用している形式
• Q5：仕事で1日に送受信しているメールの平均通数
• Q6：コロナ禍を境に、仕事でメールの利用が増えたと感じること
• Q7：仕事でメールを確認する頻度
• Q8：メールのデスクトップ通知をONにしているか
• Q9：送信後いつまでに返信がこないと遅いと感じるか（急ぐ場合を除く）
• Q10：メールの返信が遅れてしまうこと
• Q11：返信が遅れてしまう理由
• Q12：メールを1通読むのにかかる平均時間
• Q13：メールを1通書くのにかかる平均時間
• Q14：PPAP方式（パスワード付きzipファイルをメールに添付し、パスワードを別送する方法）でファイルを送ること
• Q15：PPAP方式（パスワード付きzipファイルをメールに添付し、パスワードを別送する方法）でファイルを送る理由
• Q16：ファイルが添付されたメールを受け取ること
• Q17：受け取った添付ファイルの「容量が大きい」と不快に感じること
• Q18：「容量が大きい」と不快に感じるのは何MB以上か
• Q19：自分のメールに不安を抱くこと
• Q20：不安の内容
• Q21：過去一年間に仕事でメールの失敗をしたこと
• Q22：自分がした失敗の内容
• Q23：自分の失敗を指摘されたこと
• Q24：過去一年間に仕事でメールを受け取り、失敗を見つけたこと
• Q25：見つけた失敗の内容
• Q26：相手の失敗を指摘したこと
• Q27：過去一年間に仕事でメールを受け取り、不快に感じたこと
• Q28：不快に感じた内容
• Q29：不快感を相手に指摘したこと
• Q30：相手のビジネスメールの上手さを感じること
• Q31：ビジネスメールが上手いと感じた内容
• Q32：コロナ禍を境に、ビジネスメールのスキルアップが重要だと感じること
• Q33：仕事で英文メールを書くこと
• Q34：会社でビジネスメールの社員研修
• Q35：残業が多いと感じること
• Q36：テレワークの頻度

調査概要

• 【調査対象】仕事でメールを使っている人
• 【調査方法】インターネット回答方式（調査実施機関：アイ・コミュニケーション）
• 【調査期間】2021年4月1日～30日
• 【有効回答数】1,540