先祖返りを防ぐ、更新記録ファイルのつくり方

先祖返りを防ぐ、更新記録ファイルのつくり方

次に、先祖返りを防ぐための更新記録ファイルの作り方を説明します。更新記録ファイルは次のような構成です。

• 日付
• ページ
• 更新内容
• 評価
• 備考／詳細

最初にエクセルの1Aのセルに「日付」と書き、その下の2Aに今日の日付を書き入れます。

と書いたとします。セルの上で右クリックし、「セルの書式設定」を選びます。「表示形式」タブから、「ユーザー定義」を選びましょう。

種類の欄が「yyyy"年"m"月"d"日"」になっていたとしたら、後ろに「(AAA)」を追加して「yyyy"年"m"月"d"日"(AAA)」に書き変え、「OK」をクリックします。すると「2021年1月15日(金)」と曜日付きの表示になります。

日付の書式が設定できたら、1Aのセルをこのセルの右下の点をマウスでつかんでそのまま下にドラッグし、オートフィル機能で日付を自動入力します。最初にたくさんの日付を入れておいた方が更新記録をとるのに楽なので、ぜひこの形式で作成してください。

あとは、1Bに「ページ」、1Cに「作業内容」、1Dに「評価」、1Eに「備考/詳細」と書き入れます。それぞれの欄に書き込む内容は以下です。

• ページ
  ページを更新したら、ブラウザで確認した際にアドレス欄からコピーして貼り付けておく。
• 作業内容
  「ニュース更新」「ニュース追加」「商品情報変更」「企業情報変更」など、多く行う作業をリストとして登録し、プルダウンリストから選んで記入できるようにする。どれにも該当しない場合は「作業内容」欄を空欄のまま飛ばして、備考の欄に記入すれ良い。
• 評価
  「◎」「〇」「△」「×」とリスト登録しておいて選択できるようにする。全部の更新に評価を書く必要はなく、「この施策は良かった」「ぜんぜんダメだった」といったものだけ評価が残れば問題ない。
• 備考／詳細
  リストの登録の仕方は、作成した記録表の外側に項目リストを記載してから「データ」の「データツール」セクションから「データの入力規則」を選び、「設定」から「リスト」を選ぶだけで登録ができる。

このように、更新ファイルの記入を続けていけば、同じ失敗を繰り返さなくなり、良かった施策を繰り返せるようになります。たとえ担当者が変わったとしても、これがあれば、後任者は同じ失敗を繰り返すという無駄ステップを防ぐことができます。

さて、ファイルのありかがわかり、チームで情報共有して更新運営ができるようになりました。ここから先は、もっとHTMLについて学んでいきましょう。