稟議申請・決裁はテレワークではムリ? 緊急事態宣言下でも「わざわざ職場に」2割以上【エイトレッド調べ】

テレワーク導入企業の約3割が「稟議の申請・決裁は紙媒体」、新型コロナの影響で課題が噴出する事態に。
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エイトレッドは、テレワーク導入企業における稟議申請・決裁の実態調査を実施した。東京にあるテレワーク導入企業で働く会社員324名から回答を得ている。調査時期は2020年4月15日~16日。

4月7日の緊急事態宣言(7都府県)、4月13日の出勤者7割減要請と、新型コロナウイルス感染症(COVID-19)拡大で各社のテレワーク化が進むなか調査は行われたが、緊急事態宣言下でも“紙媒体での稟議の申請・決裁業務”がネックとなっていることが明らかとなった。

稟議の申請・決裁は家ではムリ? テレワークでも31.2%が「稟議の申請・決裁は紙媒体」

まず「現在、あなたのお勤め先では稟議の申請・決裁は主にどのように行われていますか」を聞くと、「システムでの申請・決裁」43.5%が1位となった一方で、「紙媒体による申請・決裁」31.2%がそれに続いた。

 

「紙媒体による申請・決裁」と回答した101人に「稟議の申請・決裁が紙媒体で行われていることによってリモートワーク ・テレワークにどのような影響がありますか」と聞くと、「そもそも在宅では稟議の申請・決裁ができない」39.6%が断トツの1位。2位にも「稟議の申請・決裁の際にわざわざ職場に行かなければならない」20.8%という意見が続いた。「書類が手元に届かないと稟議の確認ができない」も17.8%で3位に入っている。

そのほかにも、「稟議の申請・決裁の際に印刷・郵便などの手間がかかる」15.8%、「自宅に紙とプリンターを用意しなければならない」7.9%、「稟議書類を探すのに時間がかかる」4.0%といった声があり、“紙媒体での稟議申請・決裁”が弊害となり、とくにテレワークではネックになっていると言える。

 

 


 

「紙媒体による申請・決裁」と回答した101人に、「現状の稟議の提案・承認方法に対する課題」を自由回答で聞くと「規定を変更する必要があり、今回のケースでは対応できていない」「電子化すれば手間も保存もメリットがあるのにPCリテラシーが低すぎて広められない」「すべて電子決裁できるようにすべき」「押印の文化が根強くあり,オンライン決裁の妨げになっている」といった意見があがった。

稟議の申請・決裁以外にも改善点は多数

そこで、「リモートワーク ・テレワークをするにあたって、稟議の申請・決裁以外に改善が必要だと思うこと」(n=324)を聞くと、「業務管理や進捗の共有」41.4%、「各種資料のデジタル化」40.1%、「自身のモチベーション管理」34.6%が上位で、システム面の改善を望む声が多かった。相対的にセキュリティリスクやITリテラシー格差への言及は少ない。

 

 


 

なお「デジタル化の必要性(リモートワーク ・テレワークをするにあたって、紙媒体からの脱却をしてデジタル化することが必要だと思いますか)」を聞くと、「早急に必要だと思う」「必要だと思う」が93.2%と、圧倒的多数を占めた。

 

調査概要

  • 【調査対象】東京にあるテレワーク導入企業で働く会社員
  • 【調査方法】インターネット調査
  • 【調査期間】2020年4月15日~16日
  • 【有効回答数】324名
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