【６ステップで完結】失敗しないオンラインセミナーのやり方

ビジネスでオンラインセミナーの活用が普通になってきたからこそ、大事なオンラインセミナーで失敗しない方法を解説します。

品川動画スタジオ 2021/8/31 14:59 Web担当者／仕事 | 解説／ノウハウ

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オンラインセミナーとは？

オンラインセミナーとは、オンライン上で実施するセミナーや講演会、イベントなどを総称して呼ばれています。オンラインセミナーの他に、Webセミナー（ウェブセミナー）、ウェビナーなど様々な呼び方ありますが、基本的には同じものと考えていただいて大丈夫です。

オンラインセミナーの活用事例
セミナー・イベント・会社説明会・内定式・講習会・決算説明会・代理店会議・商品発表会・総会・表彰式・研修・勉強会・カンファレンスなどこれまで対面で行ってきた企業活動の多くがオンラインセミナーで置き換えることができます。

オンラインセミナーの種類
オンラインセミナーのやり方として、大きく分けて２種類あります。

1. ライブ配信型
ライブ配信とは、リアルタイムでの撮影と配信になります。運営側と参加者側がリアルタイムで繋がれるため、その場での質疑応答もできます。双方向性のある配信をすることで、参加者の満足度も高まります。また、リアルタイムでの撮影・配信となるため撮影後の編集もありません。

2. オンデマンド配信型
オンデマンド配信とは、あらかじめ撮影されたセミナー動画を配信する方法になります。アーカイブ配信と呼ばれることもあります。録画された動画になるため、同じ内容を何度も話す必要がなく、視聴者側も自分の好きなタイミングで何度でも見ることができます。

少し前まではオンラインセミナーはライブ配信型が一般的でしたが、オンデマンド配信型も注目され始めています。

会場でのセミナーとの違い

リアルの会場/対面でのセミナーとオンラインセミナーには、もちろん似ているところもあるのですが異なるところもあります。

講師側だけに注目すると、オンラインでも対面でも話す内容は同じなので、これまで培ってきた経験を活かすことができるでしょう。対面で魅力的なセミナーを実施できる講師であれば、伝える場がオンラインになったとしても視聴者を惹きつけることができます。

ただ、その一方で、オンラインセミナーならではの側面があります。

それが配信のクオリティーです。

「話す内容のクオリティー」と「配信のクオリティー」両方が揃ってこそ初めてオンラインセミナーは成功します。

配信のクオリティーというと、派手な演出やカッコいいエフェクト、テレビのようなカメラワークが必要なのではないか？と思われるかもしれませんが、ビジネスの場で配信するウェビナーにおいて、配信のクオリティーを担保するのに重要なのは、どちらかというとトラブルを無くすことです。

より見栄えがする配信を意識するよりも、見づらさや聞きづらさを解消することを意識した方が最終的に、参加者の満足度は高くなる傾向があります。

配信面での準備を怠って本番に臨むと、本番中に思いがけないトラブルが多発して配信のクオリティーが下がり、主催者も参加者も話の内容に集中できず、せっかく開催したオンラインセミナーで逆に企業評価を下げてしまうことになります。

では、どうすればトラブルを避けて、高クオリティーのオンラインセミナーを実現できるのでしょうか？以下、ステップバイステップでやり方を紹介します。

失敗しないオンラインセミナーのやり方

STEP.1 計画を立てる

オンラインセミナーの開催まで時間がない中で、とにかく手探りであらゆる方法を試したり情報を集めたりすると、情報過多で頭の中がパンクしてしまいます。そのため、限られた時間と人手を有効活用して余計な心配ごとをなくして無駄なく動いていくために、オンラインセミナーの開催経験が豊富な人に相談するなどして、最初にしっかりと計画を立てて本番までの工程を明確にします。

計画を立てる段階で気をつける点は、オンラインセミナーについて知識・経験の無い人同士で相談し合うことです。これは「わからないことをわからない人に聞く」といった状態になり、計画が決まったとしても「本当にこれで良いのか？」といった不安が最後まで付きまとい、次のステップに踏み出すことができず、最悪の場合計画が止まって流れてしまいます。

もし、社内にオンラインセミナーについて経験豊富な人がいない場合は、外部の有識者へ相談することを視野に入れておくことで、最初の計画をスムーズに進めることができます。

STEP.2 企画

■ゴールを明確にする
どんなオンラインセミナーを開催するにせよ、最初に明確にしておくべきことはオンラインセミナーのゴール、つまりオンラインセミナーを通して達成したいことです。

参加者はどうなっていて欲しいのか、どんな行動をとって欲しいのか、という部分が明確になっていないと、仮に、オンラインセミナー自体に何のトラブルもなく高クオリティーの配信ができたとしても、オンラインセミナーを通して達成したかったゴールが達成されなかった…といった事態にもなりかねません。

■オンラインセミナーの形を決める
そして、達成したいゴールが明確になったら、そのゴールを達成するために何をすれば良いかを考えます。スライド資料を見せながら話をした方が良いのか、参加者とやり取りしながら進めた方が良いのか、複数の出演者同士がセッションする時間があった方が良いのか、など、ゴールが明確になっていればオンラインセミナーをどんな形で実施するかが自然と明確になってきます。

■具体的なコンテンツを詰める
オンラインセミナーで何をやるかが決まれば、いよいよ具体的な内容を考えます。どんな話をすれば良いのか、出演者は誰が適切なのか、タイムスケジュールはどうするか、など、徐々に詳細を詰めてウェビナーの中身を固めていきます。

■配信ツールを決める
オンラインセミナーの中身を整備するのと同じくらい重要なのが、配信面を整えることです。まずは、オンラインセミナーでやりたいことに合わせて最適な配信ツール（YouTube、Zoomなど）を選びます。

例えば、映像をキレイに見せたいのならYouTubeなどが向いていますし、コミュニケーションを取ることを重視するならZoomなどのWEB会議システムが向いています。どのプラットフォームが優れているかではなく、オンラインセミナーでやりたいことを実現するのに最適なのは何か？といった視点で選ぶことが大切です。

■必要なものをリストアップ
配信ツールが決まったら、オンラインセミナーを実施する会場や、カメラや音響設備などの配信機材、それを使えるスタッフなど、必要なものをリストアップします。

機材をリストアップする際は配線図にまとめておくことでトラブルが起きた時に対処しやすくなります。

STEP3. 準備

■台本・進行表の作成
話す内容を台本にして・タイムスケジュールを元に進行表を作成します。進行表には、どのような画角で映すのかも記載しておくことで、カメラワークをスムーズにすることができます。

■出演者との打ち合わせ
オンラインセミナーの出演者とは事前に打ち合わせをして、どんな内容を話してもらうのか、どれくらいの時間で話してもらうのか等を進行表や台本をもとに確認しておきます。外部講師を依頼する場合は余裕を持って早めに日程調整しておくことでリハーサルから参加してもらうようにします。

■資料作成
必要に応じて、画面に映し出すスライド資料や、配布用の資料などを作成します。背景合成をするならそのための画像も作成します。

■機材を揃えて使える状態にする
リストアップした機材を実際にセッティングして、機材自体に問題がないかテストします。同じ種類の機材でもメーカーや商品によって操作方法が異なります。そのため、担当者レベルで本番で使用する機材を使えるように、必ず事前にマニュアルを確認してテスト使用します。

また、初めて機材を使用する際は、必ず一度全ての機能を確かめて不具合がないかを確認しておくことで、予期せぬトラブルを避けることができます。

■スタッフを集める
撮影や音響などを担当する技術スタッフ、その他、司会進行やタイムキーパーなど、開催するオンラインセミナーに必要なスタッフが当日揃うように手配します。

社内でスタッフを確保できない場合は、外注等を利用して手配します。その際、リハーサルから参加してもらえるように調整することで、余裕を持って本番を迎えられます。

STEP4. リハーサル

準備が整ったらリハーサルを実施します。リハーサルのポイントは全てを本番と同じ環境で実施するということです。

コストがかかるからといって出演者だけが本番と同じようにリハーサルをしても、きちんと配信されるかどうかを確認することができません。

会場も、機材のセッティングも本番と同じにすることで、きちんと機材が機能するか、やろうとしていることが実現できるかどうかを確かめることができます。

また、当日配信してくれる現場のスタッフもリハーサルの段階から参加してもらうことが大切です。カメラワークの切り替えなどはスタッフとの意思疎通が重要になってくるので、手配したスタッフにはリハーサルから参加してもらうようにします。

リハーサルで一番気をつけることは、素人だけでやらないということです。リハーサルとはいえ、会場を押さえてスタッフも手配して実施することなので、限られた時間内に終わらせることが必要です。

もし、オンラインセミナーの経験がない人だけで実施すると、リハーサル中にトラブルが起きた際にどう対応して良いかがわからなくなり、あたふたしている間に時間が過ぎてしまい、規定の時間内にリハーサルを通しで完了できないことがあります。

そのため、リハーサルの段階から経験者に見てもらうことで、トラブルが起きた際に迅速に解決策を見つけることができるので、リハーサルを時間内にスムーズに実施できます。

STEP5. 本番

■出欠確認
参加者の出欠を確認したい場合は、アンケート機能などを活用して出欠確認をします。回答率の高い出欠確認の方法については、以下の記事から詳細をご覧ください。

https://shinagawa-douga-studio.com/blog-anchor/

■注意事項説明
本番が始まる前に設定や注意事項について説明しておくと、スムーズに本番に入ることができ、本番中に対応に追われることも無くなります。動画や画像を活用すると、説明の手間を省くことができます。

■オンラインセミナー実施＆トラブル対応
時間になったらオンラインセミナーを開催します。準備までをしっかりとしておくと本番中は特に大きな動きはありません。唯一やることがトラブル対応です。オンラインセミナーではどれだけ準備していてもトラブルが発生する可能性をゼロにすることはできません。

ですが、リハーサルをしておけば、もしトラブルが起きても、すでに対処法を知っている状態ですので、落ち着いて対応することができ、講師や参加者に迷惑をかけることはありません。

■質疑応答
チャット等に寄せられている質問に回答します。質疑応答の時間を設けることで、双方向のコミュニケーションができるので、参加者の満足度を高めることができます。

STEP6. 事後業務

■アンケートの実施
オンラインセミナー開催後はアンケートを実施することで、次回開催時の参考となる意見を募ることができたり、営業目的のオンラインセミナーであれば、その後の個別の営業に繋げやすくなります。

「回答してくれた人にプレゼント」といった打ち出し方をすると、回答率を高めることができます。

■アフターフォロー
目的にもよりますが、見込み客を教育するためのオンラインセミナーであれば、やって終わりではなく、メールや電話でアフターフォローをして、商談に繋げていくことで、オンラインセミナーの機会を最大限活かすことができます。

オンラインセミナーの配信ツールの選び方

では次に、どの配信ツールを選べば良いのか？について説明していきます。配信ツールは有料・無料のもの合わせると100以上ありますので、迷うところです。

大きくは以下の基準で選べば外すことはありません。

＜判断基準１＞一方通行か双方向か
オンラインセミナーの参加者が基本的に動画を視聴する形（一方通行）か、ディスカッションなどで会話のやり取りをする形（双方向）かで、適している配信ツールが変わってきます。

＜判断基準２＞外部向けか内部向けか
また、オンラインセミナーで気になる「セキュリティー」の面でも、広く一般的に公開したいのか、特定の人だけに配信したいのかで、適している配信ツールが変わってきます。

オンラインセミナーにオススメなツール４選

品川動画配信スタジオでは基本的に以下の４つの配信ツールを使い分けながら配信しています。

１. YouTube
一方通行・主に外部向け

特徴：言うまでもなく世界最大のユーザー数を持つ動画共有サイトです。チャンネルを作れば無料でライブ配信ができます。ライブ配信が終わると動画がアーカイブとしてチャンネル上に残ります。

メリット：主催者側だけでなく参加者側も使いやすいのでトラブルが起こりづらく、当日の運営の負担が小さくて済みます。画面構成も自由で、高画質・高音質で配信ができるので手作り感のないプロの仕上がりになります。

デメリット：良くも悪くも動画を広く一般に公開するサイトなので、特定の人だけで見たい場合などは不向きです。また、クオリティーを求めると専用の機材とそれを扱える人材が必要なので、自社だけで実施するのは難しくなります。

2. Zoom
双方向・主に外部向け

特徴：ウェブ会議システムの定番です。ウェブ会議システムなので主催者と参加者が双方向でリアルタイムの対話でのやり取りができます。有料プランならウェビナー機能も使えます。

メリット：ウェビナー機能では、画面共有で資料を映して、PC１台で気軽にオンラインセミナーを開催できます。何より双方向性があるので、全員でディスカッションしたい、グループワークをしたい、といった用途に最適です。

デメリット：参加者サイドで設定ができていないことによるトラブル対応に追われることがあります。また、ウェビナーの実施は簡単なのですが、個人がやっても企業がやっても同じような見た目になるので差別化を測ることが難しいです。

3. Vimeo
一方通行・主に内部向け

特徴：YouTubeと同じ動画共有ツールです。ライブストリーミングの機能で一方通行のリアルタイムのライブ配信ができます。特定の人だけに見てもらいたい場合に優れていて、社内研修や会員サービスでよく使用されます。

メリット：内部の人間だけで共有したいけれど、外には出したくないような場合に最適な機能（動画ごとに閲覧パスワードを設定できる、動画を再生できるサイトを指定できる）が揃っていて安心です。また、画質・音質も高クオリティーで配信できます。

デメリット：特定の人だけに見てもらうことに優れている反面、YouTubeと比べるとユーザー数も少ないので広く拡散するのにはやや不向きです。また、YouTube同様、クオリティーを求めると専用の機材とそれを扱える人材が必要なので、自社だけで実施するのは難しくなります。

4. Microsoft Teams
双方向・主に内部向け

特徴：Microsoftが出しているビジネスチャットツールです。オンラインセミナーの配信ツールはメインの機能ではないのですが、ビデオ会議ができるのでZoomと同じようなことができます。最近ウェビナー機能も追加されたので、オンラインセミナーでより使いやすくなりそうです。

メリット：オフィス製品と同じMicrosoft製品のため、新しいソフトを中々導入できない企業・団体でも導入しやすく、主催者がメールを送った人しか参加できないのでセキュリティー面で安心できます。また、Zoom同様に双方向でやり取りするイベントに適しています。

デメリット：会議に招待するユーザーを主催者側でコントロールできる一方で、参加するには主催者が招待メールを送る必要があるので、当日参加や途中参加は難しくなります。また、参加者が使い慣れていないので、実施前にTeamsを使えるかは要確認です。

その他配信ツールについては以下の記事をご覧ください。

https://shinagawa-douga-studio.com/210518_online-event_platform/

オンラインセミナー成功のポイント

ここまででも紹介してきましたが、オンラインセミナーを成功させるためのポイントをまとめると以下の項目があります。

１環境を整える
オンラインセミナーで画質・音質を決めるのは、配信ツールだけでなく、どういった環境で配信するのかが大きな要因になってきます。例えばネット回線、オンラインセミナーの配信ではデータ通信量が膨大になりますので、一般的なネット回線だと、状況によっては、音声や映像が途切れたり、止まったりしてしまうことがあります。

ネット回線は最低通信速度が保証された法人用のプランで、無線LANよりは有線で繋ぐことで安定して配信することができます。

また、周りが暗かったり、うるさかったりすると、視聴者に与える印象が悪くなってしまいますので、静か・明るい・背景に余計なものが映らない場所から配信するようにします。

専用の機材を使えば音質・画質ともに向上しますが、それらをきちんと使いこなせる人材をセットにして考えることで、せっかく買った機材を無駄にすることがなくて済みます。

２目的を明確にする
一番重要なのは、「オンラインセミナーを通して何を実現したいのか？」を最初に明確にしておくことです。

例えば、配信としては完璧でも、オンラインセミナーが終わった後に目的が達成されないと意味がありません。

ゴールがあるから、それを達成するためにやることが決まって、それを実現するために配信の設計ができます。

そのため、仮に外注する際は、ゴールから逆算した提案をしてもらえるかどうかを判断基準の一つにすることができます。

３しっかり準備する
配信の準備はもちろん大切なのですが、それと同じくらい重要なのが、オンラインセミナーの中身づくりの部分です。対面と違って、熱量でなんとか乗り切る…といったことができないので、しっかりと中身を作り込むことが大切です。

しっかりと中身を作ることに時間をかけるために、自分で考えてもよくわからない配信の部分は外注してしまうことも選択肢の一つとして用意しておくと良いでしょう。

４やることとやらないことの線引きをする
オンラインセミナーが一般的になってきたからこそ、自社でやることとプロに任せることの線引きが大切になります。

もちろん自社で高クオリティーの配信ができると良いのですが、配信環境を整えて、機材を一式揃えて、配信のプロを雇って…といったことをするには、相当な時間とコストがかかります。

なので、例えば内部向けの研修等はZoom等を使って自社だけで実施して、見た目が重要になってくる対外的な大きなオンラインイベントなどはプロに依頼する、といった使い分けをすることで予算の範囲内で効果的なオンラインセミナーを実現できます。