デジマチェーンが分析!【Teams】画面分割が大進化!自動議事録・文字起こし・Salesforce連携は?

「Teamsの会議機能は使い方が難しい?」「Microsoft Teamsの会議機能を利用するメリットはなに?」Microsoft Teamsの会議機能の7つの使い方、そして会議機能を利用するメリットを紹介します。「画面分割が大幅に進化したって本当?」
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「Teamsの会議機能は使い方が難しい?」
「Microsoft Teamsの会議機能を利用するメリットはなに?」
「画面分割が大幅に進化したって本当?」

Microsoft Teamsが無償で使いやすくなったと聞いて、導入に踏み切る会社が増えているようです。しかし、会議機能に慣れずにイマイチ社内に浸透できないままの現場も多くなっています。

デジマチェーン編集部では、すでに2019年初めから、全員がテレワークで業務を行っています。テレワークのエキスパート デジマチェーンが、Microsoft Teamsの会議機能の7つの使い方、そして会議機能を利用するメリットを紹介します

2020年に大幅アップデートの画面分割機能については、画面分割はtogetherモードとDynamic Viewで劇的進化をご覧ください。

営業セクションにうれしい、まさかのSalesaforceとの連携機能についても説明します。

最後まで読めばMicrosoft Teamsの会議機能を使いこなし、今以上に効率的かつ活発な会議を実現できるでしょう!

ニューノーマルを見据えて、いまやテレワークの定番となったビデオ会議ツールZoomについては、以下の記事で説明しています。

【Zoom】有料プラン価格70%オフで正規購入する方法!無料版と比較解説

1.Microsoft Teamsとは?

Microsoft Teamsとはマイクロソフト社が提供するグループチャットツールです。

通常、Microsoft 365やOffice 365 Business Essential/Premiumプランなどの有料ツールとともにに提供されているツールです。

以下のような、チームでの活動に必要なツールがすべてここに格納されています。

  • チーム内でのチャット
  • グループでの会議
  • ファイルやスケジュールの管理

Microsoft Teamsの初期導入の方法、設定方法は以下の記事で説明しています。Microsoft Teams導入方法徹底解説!7大マスト機能と便利な5機能

Microsoft Teamsの無償版とは?

有償版のTeamsからは一部機能が省略されたMicrosoft Teamsの無償版が公開されています。

Teamsの特徴であるチャットやファイル管理などの機能は、有償版と変わりなく使用することができるのでおすすめです。

主に、管理/監査機能が削られているので、小規模なグループであれば無償版で足りるでしょう。

  • いくつかの追加機能(アプリ)が利用できない
    外部サービスとの連携機能をアプリという形で追加することができます。無償版では、使える連携が制限されています。
  • 会議の予定調整機能が利用できない
    無償版には、チームメンバーと時間調整を行って会議日程を決定する機能がありません。
  • ビデオ会議の録画を行うことができない
  • 保存できるストレージ容量が小さい
  • 24時間年中無休のサポートが付属していない

Microsoft Teamsでは無料版から有料版へのアップグレードがサポートされています。

無料版を使っていて、有料版へ移行する場合はデータをそのまま引き継ぐことが可能です。

気になるMicrosoft TeamsとSlackの違いは?

teamsの機能や導入のメリット・デメリット、ビジネスチャットツールの双璧として有名なSlackとの比較を以下の記事で徹底的に解説しています。

 

償化で大人気のMicrosoft Teamsとは?slackとの完全比較

また、Zoom・Teams・Slackを含む、Web会議システムを全部まとめて比較する記事は以下をご覧ください。

 

2021】Web会議おすすめ20選比較!低速回線でもつながるのは?過酷環境で実テスト

2.Microsoft Teamsの会議で使える8つの便利な機能

teamsの会議で使える8つの便利な機能を紹介します。

使いこなすほど便利で既存の会議の無駄を省くことができます。

それぞれの方法を説明します。

メンバーを招待する

teamsの会議で使える1つ目の便利な機能はメンバーを招待することです。

アプリを起動してユーザーを追加を…

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3.画面分割はtogetherモードとDynamic Viewで劇的進化

MicrosoftはTeamsでのビデオ会議機能を、2020年中に提供の以下の2機能でさらに飛躍的に進歩させます。

  • Together(トゥゲザー)モード
  • Dynamic View(ダイナミックビュー)モード

それぞれの機能を説明します。

Together(トゥゲザー)モードでまるで同じ部屋にいる一体感

Togetherモードでは、上記画像のように各参加者が共通の背景の前に座っているように表示され、同じ空間に一緒にいるように見えます。

背景として観客席、会議室、カフェなどがリリースされる予定です。

さらに、Together Modeでは、参加者が各自のカメラから近いか遠いかにかかわらず、自動的に画面上の各自のシートの中央に同程度のサイズで配置されます。

Dynamic View(ダイナミックビュー)モードでプレゼン効果アップ

Dynamic Viewは、プレゼンテーションにおいて、プレゼン資料とプレゼンター(話し手)が同じ画面で表示される全く新しい画面分割手法です。

参加者は、プレゼンターとコンテンツの表示が断続的に切り替わらないのでプレゼンに集中できます。

話し手側も、ジェスチャーや表情によってプレゼン内容や資料に注意を向けさせることができるようになるでしょう。

まるで、ニュースキャスターのようなスタイルでプレゼン資料を分かりやすく解説していくことが可能です。

4.マイクロソフトが「Salesforce for Teams」を公開

2020年10月に、営業チームがSalesforceの顧客関係管理(CRM)データをMicrosoft Teams内で共有できる「Salesforce for Teams」アプリのパイロット版がリリースされました。

アプリはMicrosoftの「AppSource」ウェブサイトからインストールできます。

以下のユーザーであれば追加無料で使用可能です。

  • Salesforce Sales Cloud Enterprise
  • Salesforce Sales Cloud Unlimited
  • Salesforce Service Cloud Enterprise
  • Salesforce Service Cloud Unlimited

Teamsのチャネルやチャット内で、商談・取引先・連絡先・リードなどのさまざまなSalesforceのレコードにメンションできるようになり、重要な顧客に関する詳細情報を会話内にそのまま統合できます。

Salesforceの上記エディションを使っている(または検討中の)ユーザーであれば、かならず使うべき機能でしょう。

Salesforceの導入前検討ポイントについては、以下の記事をご覧ください。

 

ールスフォースは何ができる?特徴・おすすめ連携ツール・導入メリット解説

5.Microsoft Teamsの会議機能を利用する5つのメリット

teamsの会議機能を利用する5つのメリットを紹介します。

  • 会議に招待できる人数が多い
  • 議事録を残すことが簡単になる
  • 遠隔地の社員とも気軽にコミュニケーションが取れる
  • データ共有が容易にできる
  • 会議の録画から文字起こしをする機能がある

自社内で抱えている課題を洗い出し、メリットで解決できるかチェックしましょう。

会議に招待できる人数が多い

teamsの会議機能を利用する1つ目のメリットは、会議に招待できる人数が…

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6.Microsoft Teamsの会議機能を利用する際の3つの注意点

最後にteamsの会議機能を利用する際の3つの注意点を紹介します。

  • 音声デバイスを用意しておく
  • 文字起こし機能には別途ライセンスを登録しておく
  • 会議情報の簡単なメモは残しておく

以上の3つを抑えて会議機能を利用してください。

音声デバイスを用意しておく

teamsの会議機能を利用する際の1つ目の注意点は音声デバイスを用意しておくことです。

通常のチャット機能だけなら問題ありませんが、別途ヘッドセットやwebカメラが必要。

PCに最初から付属しているマイクやカメラがある場合は問題ありません。

会議機能を利用する前に必要な数の音声デバイスを用意しておきましょう。

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まとめ Microsoft Teamsで経費を節約しパフォーマンスアップ

teamsを利用することで遠方の社員や社外の人物との会議を簡単に開けるようになり、記録も簡単に残すことができるようになります。

本社に移動してもらう経費や時間、さらに会議資料の作成・配布などの手間を省けるのは大きなメリットと言えるでしょう。

またリモートワークやテレワークにも注目されている現代だからこそ、どこにいても同じ空間にいるような感覚で会議が開けるのは大きな利点です。

teamsの導入によって自社の会議の効率を上げ、より活性化した身のある話し合いができるでしょう!

teamsの活用事例なども参考にして導入を検討したい方はこちらの記事も参考にしてみてください。

teamsで業務改善に成功した5社の事例と導入成功の3つのポイント

>>>>全文記事はこちらをご覧ください<<<<

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