読者座談会:みんなのホンネ

みんな、タスク管理どうしてる? 読者座談会で聞いてみた

日々のタスク管理どうしてる? 読者座談会で聞いた皆さんの管理方法をまとめて紹介。

編集会議で「タスク管理の方法はネットで調べれば出てくるけど、読者さんはどんな仕事をして、どんなタスク管理をしているんだろうか…」という話題が。ならば直接、読者の皆さんに聞いてみよう! ということでWeb担座談会が爆誕しました。

今回協力してくださったのは、以下の5名。NotionやMiro、Googleカレンダー、Chatwork、付箋機能など、皆さんさまざまな方法でタスク管理をされていました。ぎゅぎゅっと凝縮して、ご紹介します。

読者座談会に協力してくださった5名の皆さん

パセリ

パセリさん:Web制作会社のディレクター

レモン

レモンさん:広告代理店勤務でBtoB向けマーケター

オレンジ

オレンジさん:フリーランス・Web広告運用の支援事業

メロン

メロンさん:フリーランスのSEO・Webマーケティング支援事業

リンゴ

リンゴさん:スタートアップ企業に勤めるマーケター

Todo管理、みんなどうしてる?

四谷

今日は、Web担の読者座談会にお越しいただきありがとうございます。早速、皆さんがどのようにTodo管理をどうやっているか教えてください。

リンゴ

私は、まずTodo管理を3段階に分けています。「年間」「4半期」「週次」です。年間スケジュールと4半期ごとのプロジェクト管理は、オンラインホワイトボード「Miro(ミロ)」というツールを使っています。そのデータを「Notion(ノーション)」と連携して、「週次」→「日別」で管理しています。

MiroとNotionを使ってTodo管理

リンゴ

年間スケジュールは、年初めに資金調達や新プロダクト発表、プロダクトのアップデートなどの大きめなニュースをプロットしてチームメンバーで合意形成をしていきます。

色や縦軸の長さにも意味があって、色はカテゴリで分かれています。会社全体なのか、チームなのか、マーケティングなのか…みたいなイメージです。縦軸の長さにも意味があって、インパクトの大きさを表しています。年間のおおざっぱな見取り図を下図のように作成します。これらは、Miroを使って、年初に会社全体で作成します。

リンゴ

次に、4半期プロジェクトですが、一人あたり10本くらいのプロジェクトを持ちます。プロジェクトごとのタスクを分解して、4半期ごとに振り分けしていきます。粒ひとつ一つが、タスクになっていて、それが週次や日々のタスクに落ちていきます。

4半期プロジェクトをタスク分解している
四谷

資金調達とか、スタートアップならではですね。こんなに子細に年間計画を立てたことがなかったので目から鱗です。ちなみに、Miroで独自に作成しているんですか? それともテンプレか何かですか?

リンゴ

会社でカスタマイズしています。

週次と日次のタスクはNotionを使って管理をしていきます。4半期の初めに、必要なタスクをNotionのDBに入れると、週次、日次のタスクが自動的に反映される仕組みになっています。タスクの進捗状況のステータスと見積もり時間(トマトで表示)をタスク管理では表示しています。

週次・日次タスク管理はNotion。トマトは30分単位の作業目安時間
四谷

見積もり時間をトマトで表示するとはおもしろいですね。何か意図があるんですか?

リンゴ

“ポモドーロテクニック”を取り入れて業務をしています。ポモドーロテクニックとは、25分タスクに集中し、5分でタスクの振り返りを行います。この30分を1セットとして、最大4セットまで繰り返した後、20~30分の休憩を入れるというものです。

このテクニックを使っているので、トマト1個に付き、30分かかる想定、トマトが3個あれば1.5時間という計算です。タスクに対する見立てをたてて、実際どうだったのかをNotionで記録して日々振り返りをしています。タスク時間の計測は「Toggle Track(トグルトラック)」というツールを使って行っていて、データで見積もり時間とかかった時間をグラフで可視化を自動でしてくれます。

Toggle Trackだと業務時間を簡単に可視化できる
四谷

すごい! デジタルツールを駆使してタスク管理をしているんですね。Toggle Trackの活用方法は、次回の記事で詳しく紹介しますね。皆さん、他はどうですか?

お菓子を食べながらの座談会。ウェブパンもちゃんと聞いています

ChatworkやGoogleカレンダーでタスク管理

パセリ

リンゴさんのように、細かく分類はしていませんが……社内のコミュニケーションツールでChatworkを使っているので、そこで全員のタスク管理をしています。マイチャットには、自分だけのタスクを日付ごと、〆切ごとに記載して管理しています。

Chatworkでタスク管理
オレンジ

私もパセリさん同様、Chatworkでタスク管理もしますが、メインで使っているのはGoogleカレンダーです。GoogleカレンダーのTodo管理ではなく、カレンダーに直接やるべきタスクをガンガン入れていくカタチです。

Googleカレンダーでタスク管理​​​​​​
オレンジ

タスクが書かれている色にもルールがあります。広告運用をしているので、たとえば入稿作業は紫、MTGは青、〆切間近なモノは赤とか。プライベートな予定も色で分けて管理しています。カレンダーの時間がタスクに対する想定作業時間で、過去の自分の作業時間をベースにして、時間を決めています。

タスクの入れ替えがドラック&ドロップで簡単にできるので、できなかったタスクを翌日に回したり、明日のタスクを今日処理したりみたいなことも簡単です。

ただ、めちゃくちゃ忙しいときは、カレンダーに入れる余裕すらないので、まっさらになります…(笑)。でも、「まっさらな状態=タスクがパンパンな状態」で、この状態だとミスが増えるので、今はキャパオーバーにならないように仕事量を調整しています。

メロン

オレンジさんと同じく、Googleカレンダーでタスク管理をしています。いろんな企業の案件をやっているので、企業ごとに色分けをしてカレンダー上でタスク管理をしています。

四谷

日々使うデジタルツールでタスク管理をしている人も多いみたいですね。レモンさんはどうですか?

レモン

弊社もChatworkを導入しているので、それでタスク管理をしている人もいます。グループで広告案件を進めていくような場合は、「Trello(トレロ)」というWBSツールを使って案件管理をしています。

私は、個人で進める案件が多いので、Chatworkで管理することもありますが、デスクトップ上に付箋機能を貼り付けて、一日にやるタスクを記載して、それを見ながら仕事を進めていっています。スゴイ原始的ですが、便利です。

デスクトップに付箋を貼り付ける
四谷

私も、以前はレモンさんと同じように付箋機能に今日やるべきタスクを書き込んでいました。常に目に入るので割と好きでした。

メロン

ちなみに……編集部では、どんなふうにタスク管理をしているんですか?

四谷

人様にお見せできる代物ではないのですが……、タスク管理は、Googleドキュメント上でテキスト管理をしています。掲示板みたいになっていて、スローガン、各業務へのリンク集、全員でやるべきタスク、日ごとにタスクを管理しています。それぞれが自分の抱えているタスクをGoogleドキュメント上に記載して、それを一つずつ潰しながら仕事を進めていきます。

チーム全員のデイリータスクを管理するGoogleドキュメント
四谷

Googleドキュメントでタスクをリストで作って、終わったタスクをその日に残して、それ以外のタスクは、翌日に移動しています。Shift+Alt+矢印で移動できるので、便利です。

みんなで共有することで、編集者ごとの業務の忙しさを把握したり、どの案件がどのくらいまで進捗しているのかを(なんとなく)見たりしています。そのため、日報とか業務報告を別途作って提出するなどはしていません。

誰かにタスクをお願いしたいときは、Googleドキュメント上に「〆切・やって欲しい内容を記載」して、チャットでも伝える、というやり方で共有しています。

それ以外に、記事の管理もGoogleのスプレッドシートで管理をしていて、記事公開の枠や案件の進捗などをみんなで共有しています。マイクロマネジメントをするつもりは全然ないんですが、誰かが急に体調不良で倒れたときに、「その人しかその案件がわからない…」という状況を回避するための仕組みとして運用しています。

原稿だけの進捗管理Googleスプレッドシート
レモン

勝手なイメージで、編集部の方って個人で仕事を抱えているのかな…と思っていたので、チームでタスクを共有していていいですね。

四谷

ありがとうございます。皆さんの業務の進め方やタスク管理を垣間見ることができ、非常に有意義な時間でした。次回は、仕事のやる気スイッチをONにする方法を紹介します!

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