【第七回BtoBマーケティングコラム】Excelデータの名寄せの方法4つのケース(後編)

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※この記事は読者によって投稿されたユーザー投稿のため、編集部の見解や意向と異なる場合があります。また、編集部はこの内容について正確性を保証できません。

 前回、社内で集約できていないリストを名寄せするための方法について、2つのケースに関する解決方法をご紹介しました。今回は後編として、残る2つのケースについて、名寄せの手順をご紹介したいと思います。前回までの【ケース1】【ケース2】はこちらを御覧ください。【第六回BtoBマーケティングコラム】Excelデータの名寄せの方法4つのケース。 

【ケース3】入力ルールが異なり、データが整っていない

(株式会社/㈱や斉/齊のような同じ意味で違う表記となっているものが混在するExcelデータ
 例えば、下記をご覧ください。A1セルとA3セルには同じABCという会社名の記載がありますが、A3は(株)と省略して記載されています。また、名前も「斉藤」と「齊藤」のように記載が異なります。これらのデータのように、「表記の揺れ」があるものは整理が必要ですね。これらの情報を名寄せする方法をご紹介します。

まず、このような入力ルールが徹底されておらず、表記に揺れがあるリストを整理する手順をご紹介します。

 

1, 不要なものを除く
2, 正式社名へ変更する
3,人名の表記ゆれを確認する

順を追って進めていけば難しいことではありません。では、詳しく解説しましょう。

1, 不要なものを除く

 すでに上記で御覧頂いたExcelのリストのA1セルには「空白」や「大阪営業所」という社名ではない情報も含まれています。まずはこれを整理しましょう。

Excelでは「置換」を用います。下記のように

検索する文字列、置換後の文字列を空白の状態で「すべて置換」をクリックします。
すると「株式会社 大阪営業所」の間にある空白を削除することが出来ます。
なお、このExcel上では気づきませんが、人名に存在する見えない空白「太郎」「太郎  」のようなものも一斉に削除しました。

 

次に、A列に記載されている「大阪営業所」を削除しましょう。仮に削除ではなく、残しておきたい場合、リスト内のデータの総数が少なく、かつこのように「~営業所」「~事業所」などの付随情報が記載されているデータが少なければ、目視でB列先頭に移してもよいでしょう。
削除する際には下記のようなキーワードを探し、すべて「空白」に置換することで、社名ではない情報を整理することができます。

「所」「部」「センター」「事業」「カンパニー」

これらは「関東営業所」「技術センター」などの社名に付随して記載されやすい情報を探しだすための手がかりとなります。なお、「カンパニー」については正式社名の一部の可能性やカンパニー制の企業の場合もありますので、一斉置換ではなく「検索」で一度目視での確認をされてください。

2, 正式社名へ変更する

 次に正式社名へ変更しましょう。

(株)や㈱などを「株式会社」に置換します。続いて「会社」を含まないものを検索します。例えば「CO., LTD.」のような表記や「ABC」のみで記載されているケースを想定しています。この場合、目視で確認し、Webサイトで正式社名を調べる必要があります。

3,人名の表記ゆれを確認する

ここまで終わるとあと一歩です。続いて、リスト内の重複をチェックします。「メールアドレスを一意」に重複を確認してみましょう。この際、上記のリストでは同じメールアドレスの方の氏名が「斉藤」「齊藤」と2種類登録されています。どちらを残すかどうかは下記のような情報を手がかりに判断されて下さい。

・社内に存在する名刺情報
・字数が多い漢字
・機種依存ではない漢字

例えば、「髙木」の「髙」という次は機種依存文字に該当します。お手持ちのメール配信システムによっては対応しないものもあるため、リストを整理する際には登録予定のシステムが対応できない「文字」について事前に調べておくと、文字化けの可能性を軽減できます。

これらの情報が整理されればケース3の名寄せは完了です。

ケース4をご覧になりたい方はこちらへ↓

https://www.marketingbank.jp/special/cat07/265.php

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