マルチタスクから卒業してワンランク上のビジネスパーソンになろう!脳をスッキリさせて仕事を効率化するタスク管理・整理術

今回の記事では、仕事を効率化するタスク管理・整理術をご紹介します。実際に弊社社員が使用している管理方法をステップごとにまとめました。タスクを整理し優先順位を決めるというのは非常に高度な技術です。自分にあった方法を見つけ、ワンランク上のビジネスパーソンを目指しましょう!
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去年12月にセールスチームを解体し、私が部長を務めるマーケティング部傘下で再構築を進めてきた新生セールスチームですが、約半年が経過しやっとチームとして形になり、少しずつですが数値的な成果も出てきました。

メンバーの教育を進めるなか気づいたのですが、タスクの整理や管理って意外とみんな苦労しているんですよね。

僕自身は幸い「マインドマップ」や「GTD を使ったタスク管理術」を大学生の時に学ぶことができたのですが、タスクを整理し優先順位を決めるというのは実は非常に高度な技術ですよね。

実際に、タスク管理の勉強会をチーム内で開催したところ、見違えるようにタスク管理が上手になったメンバーも現れ、再現性のあるノウハウであることも確認できたので本記事ではその内容をご紹介したいと思います。

タスク管理術には向き・不向きがあります。私が使ってみて一番良かった方法をご紹介しますが、ぜひ色々試して自分にあった方法を見つけてみてください

人間の脳はマルチタスクがとっても苦手

仕事ができる人は同時に複数の業務をバリバリとこなすことできると考える人も少なくないと思いますが、実は人間の脳はマルチタスクに向いていないという研究結果があります。

脳の処理能力を超える複数のタスクを同時に与えると、脳が効果的に機能する能力が損なわれると同リポートは警告している。<中略>「この発見は、前頭葉機能が3つ以上の目標やタスクを同時に処理できないことを示している」

引用元:人間の脳はデュアルタスクが限界――仏研究者が発表 – ITmedia

 

つまり、本当に仕事が早い人は、シングルタスクの完了を素早く繰り返しているんです。

この記事で解説するタスク整理・管理術に関しても、処理すべきタスクをシングルタスクの形で明確化して、それを上手に処理していく方法をお伝えします。

「今やるべきタスクがたくさんある」という錯覚が、仕事の効率を大きく下げる

多くの人は自分の記憶力を過信しすぎています。エビングハウスの忘却曲線がよく知られていますが、人間は1度聞いただけのことはすぐに忘れてしまいます。

「今忙しいから」とか「たぶん思い出せるだろう」という理由で文字にして残しておかないと簡単に忘れてしまうだけでなく、「あれ、なんか忘れてる気がする」といった、余計なノイズが発生してしまいます。

さらに良くないのが、記憶に頼るタスク管理をしていると、「タスクがたくさんある気がする」という錯覚を起こしてしまうことです。

これが本当にやっかいで、実際に整理をしてみると大したボリュームじゃないタスク量でも、気持ちだけが焦ってしまい目の前の業務に集中できなくなってしまいます。

これを避けるためにもマインドマップを使って目に見える形でアウトプットをする習慣を作るようにしましょう。

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