ホームページリニューアルで、良い提案をスピーディに得るための「RFP」の書き方

受託側から見て、ニーズと条件がわかりやすく、良い提案をスピーディに(一発で)まとめるためには、どのようなRFPを発注者側は書くべきか?アドバイスをいただきました。
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Digital target

ディレクターバンクの烏田です。自社のデジタルマーケティング運用を外部の専門家や代行会社に外注しようとしても、外注先候補からの提案内容が的を得ず、誤差を埋めるためのやりとりに時間ばかりかかり、スピーディに進まない……それは、もしかしたら委託先候補に対する「RFP(Request For Proposal:提案依頼書)」の書き方に問題があるのかもしれません。

今回、数々の企業ホームページのリニューアルや運用経験をお持ちのWebディレクター・中西妙子さんに、受託側から見て、ニーズと条件がわかりやすく、良い提案をスピーディに(一発で)まとめるためには、どのようなRFPを発注者側は書くべきか?アドバイスをいただきました。ぜひ、今後のRFP作成の参考にしていただければ幸いです。

RFPを作成することで、求める要望を整理する

まず、RFPとは企業が外部の業務代行会社などに対して、業務委託を依頼する際に用意する提案依頼文書のことです。クライアント側は、RFPで業務委託における自社の要望を明文化して相手に伝えます。RFPとしてまとめることで、複数社に同じ内容を伝えることができ、各社からの提案内容も評価しやすくなります。

なによりも、RFPにまとめることによって、自社の目的や条件を明確にし整理することができます。

「目的や条件を明確に」とは、いかにも当たり前のことのようですが、提案側としては提案内容をまとめるにあたって、RFPの記載内容だけでは不十分で、別途の打ち合わせでヒアリングするというようなことは、ままあります。

例えば、ホームページのリニューアルについての制作提案依頼があったとします。提案にあたって最低限必要なのは次のようなポイントです。

・ホームページに求めている役割(問い合わせを受け付けたい等)
・自社のビジネス、商品の説明
・現状の課題(何故リニューアルが必要だと思ったのか、リニューアルの経緯や動機)
・社内の体制(リニューアル後にHP維持にかけられる人数、工数)
・予算感
・希望するスケジュール(今期中にやりたい等)
・提案の締め切り

ホームページのデザイン的な面は、文章にするよりも、イメージと近い既存のサイトを例として提示するほうが、的確なイメージの共有につながります。同業他社などでいいと思っているサイト例も参考になります。

加えて、現状のホームページのアクセスデータ解析の状況、KPIを追えているのか、改善活動を行っているのかなどの現状についても情報があると、より的確な課題解決のためのリニューアル案を提案できるようになります。

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