“急ぎじゃないけどやるべき仕事”を忘れない、手軽な仕組みを作ってみた

今日は、Webでありがちな「サイトのあそこをこう改善したい……すぐにはできないけど」とかいうような、「急ぎじゃないけど、やっておくべき」中期的な仕事（タスク）を手軽に管理する方法を紹介します。実際にWeb担編集部でやってみている方法です。

「今すぐやる必要はないけど、やっておくべき」ことって結構ありますよね。サイト改善案とか、企画案とか、ワークフローの変更トライとか、社内のちょっとしたこととか。

でも、Webの仕事って日々動いていて、常に「すぐにやらなきゃいけないこと」があるので、そういうタスクって、ついつい後回しにしちゃって、うっかり忘れてしまうことも（私だけ？）。

そういう「緊急じゃない、でもちゃんと進めたい」タスクを管理する、手軽な方法を、Web担＆ネッ担編集部では取り入れてみました。それは……こんなやり方です。

「タスク管理のこのWebサービスを使うと便利」とかいう情報を期待していた人はすいません。すごくアナログです。

こんな感じに細かく仕切られている小物入れのアクリルケースを使って、メンバーごとのボックスを作り、

うちで使っているのは、4列×3行の12マスあるアクリルケース。1マスは名刺が入るぐらいの大きさ

こんな風に運用してるのです。

だれかに「これやっておいて」と振った仕事を、自分の脳みそから抜きつつも、振った先の人がちゃんと進めているかの確認するために始めたのですが、けっこう便利です。

「これやっといて」と頼んだ仕事は、自分でカードを書いて、その人の名札のあるボックスに入れておきます。

また、ふだんデスクの横に置いておいて、急ぎじゃないけどやるべきタスクが出たり、「これ、やっときたいけど、すぐにはできないな」というネタが出たら、各自でカードに書いて自分のボックスに入れます。

出先で思いついたネタは、いったん自分宛にメールしておいて、オフィスに戻ったらカードに書きます。

で、週次の会議のときとかに、このケースごと会議の場に持っていって、タスクの状況とか優先度を確認するという流れです。

急ぎのタスクは、ここには入れません。すぐにやらなきゃいけないことは、メール・チャット・口頭などで進めます。

でも、急ぎじゃないけど中長期的にはちゃんと進めたいことは、こんな風に管理してます。この方法のメリットとしては、こんなものがあります。

• メールボックスとかTODOリストとかを乱さない
• 物理的にあるので必ず目に入る
• 会議室に持って運んでみんなで確認できる

あと、会議にこれを持って行くようにしてからは、「会議で確認すること・共有すること」も、ここに入れるようにしました。目標設定とか、ついつい脳みそから抜いて突っ走ってしまい、期末になってから「あ、そういえば目標とかあったな」ってなりがちですからね。

別に、「これがすばらしいライフハックだ！」とか言うつもりはないですが、やってみると意外と良かったので、ご紹介を。

「うちはこんなやり方してる、結構良いよ」というタスク管理法などありましたら、ぜひ教えてくださいませ。