ノーコードツールなどの自動化ツールって、導入したけれど使いこなせないことが多いです。その原因は会社にシステムを合わせてしまうため。ツールが動きやすい環境を先に作っておくとうまくいくようです。
忙しくなってきたら業務フローの整備を
月10万件の受注処理を自動化 ノーコードツールTēPsを使い倒すフォルダさんにその秘訣を聞いた | ECzine
https://eczine.jp/article/detail/12462
ECの売上が拡大すると、バックオフィスの業務も増加します。それを管理するシステムが煩雑化と肥大化を繰り返してコストがかさんでいきます。この問題を、業務を自動化するツールを自ら作成できるノーコードクラウドサービスTēPs（テープス）を活用して解消しているのが、フォルダ株式会社さんです。
ECの業務は規模が小さい時は難なくこなせるのですが、売り上げが上がってくるとそうもいきません。受注処理や発送、問い合わせ対応などが一気に増えてきます。この時に新しい人が入ってきて業務がスムーズに回らなかったり、手作業が多くて非効率な状況になったりしてしまいがちです。
取材をしたTēPsは業務を自動化するツールを自分自身でつくれる、ノーコードクラウドサービスです。こういったツールを導入してもうまくいかないケースがあるのですが、フォルダさんはうまく対応していました。
いちばん大きかったのは、TēPsの思想そのものが当社の考えかたに似ていたという点ですね。先進的といって良いかはわかりませんが、商品数を増やすなど、拠点に合わせて商品を複雑に分散させることを、当社では一切行っていませんでした。あとは、そこにスパッとはまる画期的なシステムさえあれば、すべてを自動化できると考えていました。
うまくいった理由の1つが、そもそもの思想がフォルダさんとTēPsで似ていたということです。同じ思想で動いていれば導入もスムーズになるはずですね。ツールの思想というのが意外と重要なので、機能や価格の前に確認しておいたほうがいいです。ここで違和感がある場合はうまくいかない可能性があります。
シンプルな業務フローのおかげで、社内体制を変更する部分がかなり少なかったことが、導入をスムーズにした大きな要因ではあります。また、社風として業務にシステムを合わせるより、システムに業務を合わせる「Fit to Standard」方式を採用しているため、ツールに合わせて社内体制を変えることに抵抗感がなかったのも良かった点だと思います。
2つ目の理由はこちら。そもそもの業務フローがシンプルなことと、システムに業務を合わせる社風であることです。自社の独自の考えでシステムを作るとどうしても煩雑になりますし、会社にシステムを合わせることになってカスタマイズだらけになってしまいます。ECのシステムはどんどん進化していって、ツールもそれに合わせて進化していきますので、会社に合わせるよりもシステムに合わせたほうがなにかとうまくいく時代になっています。
たくさんワークフローを作ってしまうと、ワークフロー自体がバッティングしてしまうこともあります。最初に業務を整理して、さらに磨き上げるツールとして使うのがおすすめです。
ECは、注文が全然来ないときもそれはそれで苦しいのですが、いちばん苦しいのは注文が増えたときだと思うんですよね。出荷を自社でやっている場合であれば、土日休みも確保しなければいけないので、月曜日の出荷が多くなります。朝8時からパートの方が10人ぐらい出勤して一気に出荷作業をやったり。このように、出荷量が増えてきたタイミングで導入するのが良いと思います。小さいうちはどうにかなりますから。
担当者さんと社長が語るTēPsのような自動化ツール導入のポイントはこちら。ツールが何かをするわけではないので、整理された業務フローを作って効率化してからさらに磨き上げるために使う。忙しくなる前ではなくて、忙しくなる時に導入する。
つまり、忙しくなってから人力や根性で対応するのではなくて、忙しくなりそうになる前に業務フローを整理しておいて、忙しくなってきたらツールを導入するということですね。日ごろの効率化がキモですので勘違いしないようにしましょう。
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今週の名言
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もし発信することに躊躇している方がいたら、小さくてもよいのでぜひ発信してみてください。その記事1つがあなたの人生を変えてしまうかもしれません。
効果を狙わない方の、力が抜けた発信が反響を呼ぶ時があります。素直な気持ちで発信してみましょう。
このまとめも狙いすぎないほうがいいのかな？（笑）。
※このコンテンツはWebサイト「ネットショップ担当者フォーラム - 通販・ECの業界最新ニュースと実務に役立つ実践的な解説」で公開されている記事のフィードに含まれているものです。
オリジナル記事：受注処理が月10万件でも20万件でもまったく平気。ノーコードツールを利用して業務効率化に成功した事例【ネッ担まとめ】 | ネットショップ担当者が 知っておくべきニュースのまとめ
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