株式会社グロップが、ワークフローシステム「AgileWorks」導入により90％以上の申請書の電子化を実現

株式会社エイトレッド
申請業務の電子化とシステム連携による業務効率化によって従来事務担当者1人につき約1時間/日を要していた処理業務をほぼゼロに削減！

業務手続きの電子化（ワークフローシステム）大手の株式会社エイトレッド（本社：東京都渋谷区、代表取締役社長：岡本 康広　以下、エイトレッド）が提供するワークフローシステム「AgileWorks（アジャイルワークス）」をご利用いただいている、株式会社グロップ（本社：岡山県岡山市、代表取締役社長：原田 竜一郎　以下、グロップ）の導入事例を公開いたしました。


「AgileWorks」導入事例｜グロップ様　https://www.atled.jp/agileworks/case/grop/




【AgileWorks導入の背景】
多彩な事業をワンストップで提供する総合アウトソーシング企業であり、全国60ヶ所以上に事業所を有するグロップは、紙の申請書のデジタル化や他システムとの連携を推進する上で以下の課題を抱えていました。

全国約60事業所でアナログな申請業務を実施
紙の申請書が迅速な組織運営を阻害
事務担当者1名につき約1時間／日の業務負担が発生

これらの課題を解決するため、ワークフローシステムAgileWorksをご導入いただきました。


【AgileWorks選定の理由】
複数製品を比較いただく中、AgileWorksの書類イメージをシステム上で再現できるフォーム作成機能と、毎年度行われる組織改編に対応可能な先付けメンテナンス機能を高くご評価いただきました。また、選定の決め手として、他システムとの連携が可能な点も挙げていただきました。


【AgileWorks導入による効果】
現在グロップでは社内の全部門である約20事業部および5社の子会社でAgileWorksを運用しており、これまでに電子化した申請書は約220種類、累計申請数は約110,000件にのぼります。申請書の印刷や押印による承認、原本の郵送などは不要となり、全国のどこの事業所からでもスムーズに申請業務を行うことが可能になるとともに、スマートフォンを通じた承認によって上長の不在などによる申請の滞りも大幅に削減されました。
さらに、AgileWorksとのシステム連携によって、人材派遣システムのスタッフ情報や受注情報などを申請書の入力項目に反映することで、入力作業の負担を軽減するなどの業務効率化も実現されたほか、申請書の承認後には、会計システム、社会保険システム、情報資産管理システム、営業支援システムなどにデータが自動連携される仕組みも構築されました。これにより、従来、事務担当者1人につき約1時間／日を要していたデータの転記やファイリングなどの処理業務がほぼゼロに削減されました。
グロップで残存している紙の申請書は約20種類となり、申請業務の完全電子化は目前に迫っています。
(※2022年12月8日時点)




【ワークフローシステム「AgileWorks」について】



「AgileWorks」は、複雑な承認フローにも対応できる標準機能と高い拡張性を併せ持つ中堅・大規模組織向けワークフローシステムです。大規模かつ複雑な組織構造を考慮した設計で、人事異動や組織改編にも素早く柔軟に対応できます。書類移管や引継ぎの機能が網羅されているため、意思決定後の社内ナレッジの共有もスムーズ。グループウェアや外部システムとの連携、柔軟なアドオン開発も可能なので、開発工数の削減やシステム運用の省力化にも貢献します。
（「AgileWorks」：https://www.atled.jp/agileworks/）


【組織概要】
＜グロップ＞
岡山県岡山市に本拠を置く総合アウトソーシング企業。人材派遣・紹介、ラインソーシング、テレマーケティング、データ入力・事務サービスなどをワンストップで提供しています。全国に60ヶ所以上の事業所を展開するほか、中国や東南アジアなど、海外にも拠点を複数展開しています。

名称：株式会社グロップ
所在地：岡山県岡山市中区さい70-3
代表者：代表取締役社長　原田 竜一郎
設立：1975年10月
事業内容： 各種アウトソーシング、人材派遣事業、人材紹介事業、テレマーケティング事業、発送サービス、事務サービス 他
URL：https://www.grop.co.jp/


＜エイトレッド＞
エイトレッドは、ワークフロー専業メーカーとして歩み続け、2022年4月に設立15周年を迎えました。稟議書をはじめとした社内申請・承認業務の電子化を行うワークフローシステム「AgileWorks（アジャイルワークス）」「X-point（エクスポイント）」及び、ワークフロークラウド「X-point Cloud（エクスポイントクラウド）」を開発・提供しています。企業規模や業種・業界を問わず、これまでシリーズ累計4,000社を超える企業・公共機関（特殊法人や行政、学校等）に導入いただき、ペーパーレス化や業務効率化の推進に貢献しています。

名称：株式会社エイトレッド（東証一部：3969）
所在地：東京都渋谷区渋谷2-15-1 渋谷クロスタワー
代表者：代表取締役社長　岡本 康広
設立：2007年4月
事業内容：ワークフロープロダクトの製品開発・サポートサービス・クラウドサービス
URL：https://www.atled.jp/
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