メール配信における「確認」の重要性

メールコミュニケーションを行う上で、毎回の配信を滞りなく事故なく配信するためには、気をつけるべきことが多くあります。キャンペーンや新製品のお知らせなど、せっかくサイトの内容をしっかり準備しても、たったひとつの誤字でクレームにつながることもあります。

また、配信後に属性別のコンバージョン率やクリック率をレポートにまとめようと思っても、設定が漏れていたため検証のしようが無かった、ということもありえます。配信の目的・配信対象・スケジュールなどをきちんと設計することはもちろんのこと、もう少し細かいレベルで、原稿内容や、配信システムの設定詳細、リンク先の更新の有無などを配信前に確認することが重要です。

アルトビジョンで提供している「配信代行」サービスでは、上記のような項目を配信毎にチェックシートを利用して確認しています。今回はアルトビジョンで実際に利用しているチェックシートの中身を紹介しながら、メール配信時に押さえておきたい確認のポイントをご説明します。

実際の確認作業は、メール配信時の手順に沿って進めていきます。
その際チェックシートを用いて作業内容および設定内容を確認していきますが、チェックする項目数は総計で80以上にのぼります。
配信代行サービスではさらに、そのほとんどの過程を2人以上の人間で確認しています。

主な確認項目は、

■原稿確認

• 入稿された原稿を確認するために、誤字・脱字や機種依存文字がないかをチェックします。
• リンク先のURLが記載されている場合は、リンク先ページの表示や内容について確認します。
• 特定電子メールに該当する場合は、特定電子メール法に基づき、退会ができる旨およびその通知ができる連絡先が記載されていることを確認します。
• モバイル原稿の場合、原稿および件名の文字数や、不必要な改行位置がないかどうかを確認します。また、場合によってはソースの中身を確認し、端末によっては表示できないタグが使われていないかも　チェックします。

■システム設定確認

• 原稿形式やリストの抽出方法を確認します。

• 開封の設定やクリックカウントの設定を確認します。

• 添付ファイルや原稿内の名前の差込などを確認します。

■テスト配信確認

• ・実際の本配信と全く同じ内容のメールを送信し、原稿内容およびシステム設定内容を確認します。必要があれば、WEBメールでの表示確認、フィーチャーフォンやスマートフォンなどの端末での表示確認も行います。

■リスト設定確認

• リストの加工が必要な場合（ExcelファイルからTSV・CSVへの形式変換、メールアドレスのユニーク化、退会アドレスの除外、PC／モバイルドメインによるリストの振り分け、当落メールの抽選作業など）は、基のリストから手順にしたがってリストを加工、生成されたリストを別の人間が別の手順で確認します。

• 配信リストがメールアドレスの書式に合致しているかを確認します。

• 重複アドレスの件数と対応方法を確認します。

• PC／モバイルドメインの件数と対応方法を確認します。

■予約設定確認

• 原稿、リスト件数を確認します。

• 配信開始時刻、配信速度、再送回数（一時的なエラーとなったリストに対して再送を自動で行う回数）を設定します。

• 配信開始と配信完了を確認します。モバイル配信などで夜間配信が不適当な場合は、一時停止および翌朝の再開設定を行います。

この他に、原稿制作時にはさらに細かい内容のチェックを行っています。

チェックシートを用いる一番の理由はもちろんミスを防ぐためですが、それに加えて時系列に作業内容を把握することで、スケジュールを立てやすいということもあります。

配信までの工程がどれくらいの作業量なのか、実施すべき確認項目が後どれくらい残っているのかを把握できていればスケジュール通りに進行することが容易になります。

アルトビジョンの「配信代行」サービス(※1)では、上記の確認も含めてメール配信にともなう一連の設定をオペレーションスタッフが代行しています。設定の代行というと、単にシステムの設定を代理で行っているだけと思われるかもしれませんが、実は配信スケジュールの管理にはじまり、原稿の校正、リスト加工、レポートの作成などその範囲は多岐に渡ります。多くのクライアント様にご利用いただいており、アルトビジョンは2011年度には総計6,000以上の配信代行を実施しました。

※1 アルトビジョン　配信オペレーション代行について
http://www.altovision.co.jp/service/mail/service/operation.html

原稿内容の確認がどうしてもおろそかになってしまう、メール配信のスケジュール管理が難しい、などお困りのことがあれば、ぜひ弊社営業担当までお気軽にお問い合わせください。

2012年5月9日
（執筆者：田邉 崇宏）

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