初代編集長ブログ―安田英久

仕事の凡ミスをなくすには「風呂上がり」よりも「海外旅行前」で

仕事の凡ミスはどうすればなくせるのでしょうか?
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Web担のなかの人
仕事の凡ミスをなくすには「風呂上がり」よりも「海外旅行前」で

今日は、少しウェブから離れて、「仕事」でミスをしないようにするための話題を。どちらかというと、企画よりも実作業をする人向けの、凡ミス退治のための方法論ですね。

仕事の凡ミスはどうすればなくせるのでしょうか?

Web担当者の仕事というと、企画づくり、リサーチ、レポートや、そのための社内調整や会議、打ち合わせといったところですが、HTML作りや資料作りといった作業をしている人もいるでしょう。また、そうした作業をだれかに依頼して、できてきたものをチェックする役割の人も多いでしょう。

ところが、どんな作業でも、ちょっと気を抜くと凡ミスが生まれ、上司にドヤされたり、逆にその凡ミスをチェックする立場でため息をついたりするものです。

では、仕事の凡ミスをなくすにはどうすればいいのでしょうか?

私は、「風呂上がり」と「海外旅行前」という区別をしています。

風呂上がりに体を拭いて服を着るような行動は、特に意識しなくても問題なくできますよね。それに対して、海外旅行に行く前の準備は、ちゃんと進めないと忘れ物や準備不足になってしまいます。

自分がいまやっているのは、そのどちらのタイプなのかを意識することで、凡ミスをなくすというものです。

  • 「風呂上がり」は、何も考えなくても、いつもどおりできる「作業」。
  • 「海外旅行前」は、注意してやらないと、何か問題が起きる「仕事」。

その仕事は、普段やって慣れているので何かおかしければすぐ気づくものなのか、それとも、全体像が頭に入っていないためにうっかりすると何か忘れてしまうものなのか。ちょっとぐらいミスしても大丈夫なのか(たとえば下着を裏返しに着るとか)、それとも、ミスがあると大きな問題になるのか(たとえばパスポートを忘れるとか)。

人間は、ずっと集中してすべての所作を完璧にするなんて、できるものではありません。ましてや、それを1年250日、何年も続けられるものではありませんし、上司もそんなスーパーマンは求めていません。押さえなきゃいけないポイントを理解して、ミスしてはいけない部分にメリハリを付けるのが大切なのです。そうすれば、仕事中あらゆる作業に対して全身全霊で集中する必要がなくなり、結果として問題の生じるミスをすることが減るのです。

そして、「海外旅行前」のような注意する仕事の場合は、次の3点を実行することで凡ミスをなくします。

  • することのチェックリストを作って確認しながら進める
  • 一度にする作業は1種類にする(できるだけ複数のことを並行してやらない)
  • 終わったと思ったら必ず見直す

わざわざ説明するような内容ではないですよね。

大事なのは、こうしたチェックをする必要があるのかどうかを理解すること。すべての仕事で上記3点を徹底していては効率が悪くなりますからね。

さらに、できる限り作業は自動化して、チェックも機械的に行われるようにするのがいいのですが、これは残念ながらだれでもできるわけではありません。情シスの人と仲良くなって組織として自動化できるようにしていくといいでしょう。

◇◇◇

あなたは、凡ミスをなくすために、どんな工夫をしていますか? よいやり方があったら、ぜひ教えてください。ホントに。すごく知りたいです。

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