Geminiで作ったツールやGemini Notebookを社内で共有する方法

共有の方法

Canvasで作ったツールの場合

2通りの方法で渡せます。

• Googleドライブで共有する方法で、相手はリンクを開くだけで使えます。
• ソースコードを渡す方法で、相手が自分のGeminiで同じものを作り直します。

渡した相手に手を入れてもらいたいときはソースコードを渡す方法が便利です。

Gemini Notebookの場合

ノートブックそのものを共有します。ソースに追加した資料ごと相手に渡すので、相手も同じ資料を元に質問できるようになります。

以下、この順に説明します。

① Canvasのツールを、Googleドライブで共有する

例として、レシートや領収書の画像から経費精算用の一覧表を作るツールを使います。Canvasに指示して作ったもので、コードは書いていません。

まず、ツールの画面を開き直す

共有の操作は、ツールを全画面で開いた状態からしか始められません。作ったその場で配るとは限らないので、開き直すところから説明します。

いったん閉じたあとでも、作ったツールは会話の中にカードとして残っています。

「開く」を押すと、会話の流れの中にツールが開きます。

この状態でも動作は試せますが、共有のボタンはまだ出ていません。ツールバーの右側、×の左隣にある二重矢印のアイコンを押して、全画面表示に切り替えます。

共有ボタンから、2つの渡し方を選ぶ

画面の右上にある共有ボタンを押すと、選択肢が2つ出ます。

「Googleドライブで共有」を選ぶと、最初の1回だけ確認が出ます。

ここで説明されているとおり、共有したチャットはGoogleドライブに保存されます。ドライブでファイルを共有するときと、同じような扱いになります。

続行すると、共有ダイアログが開きます。

ここまでで、相手はリンクを開くだけで使えるようになります。インストールも設定も要りません。

公開範囲は3段階から選ぶ

「一般的なアクセス」を開くと、公開範囲を3つから選べます。社内に配るときは、ここの設定に気をつけてください。

• 制限付き：指定した人だけが開けます（既定）
• 組織名：会社のアカウントを持つ人なら誰でも開けます（図ではマスクをかけていますが、自社名が表示）
• リンクを知っている全員：URLを知っていれば社外の人でも開けます

社内で広く使ってもらいたいなら、真ん中の組織名を選びます。ここを選んでおけば、社内の誰かに転送されても範囲の外には出ません。

「リンクを知っている全員」にすると、URLさえわかれば社外の人でも開ける状態になります。URLは転送されれば、意図していない相手にも届きます。また、ドライブで共有したツールは、あとからこちらで直した内容もそのまま相手に見えます。共有した時点では問題がなくても、その後の修正で外に出したくない内容が入ることがあります。

社外に出して困る情報が少しでも入る可能性があるなら、基本的には選ばないでください。どこまでなら社外に出してよいのか、出すときは誰が確認するのかを、社内のガイドラインとして決めておくことをお勧めします。

個別の権限は、「閲覧者」と「編集者」の2種類です。使う人には閲覧者で足りますが、Canvasのツールの場合は「編集者」にすると相手がツール自体を書き換えられます。運用を任せたい相手だけに絞ってください。

② Canvasのツールを、ソースコードで渡す

もう1つの選択肢が、【図4】にあった「内容をコピー」です。ツールのソースコードがそのままコピーされます。

受け取った側は、Geminiのチャットに貼り付けて「このソースコードをCanvasで再現してください」と伝えるだけです。

しばらく待つと、相手の環境に同じものができます。

ドライブ共有との違いは、渡したあとの扱いです。

• ドライブで共有した場合：実体は1つなので、こちらが直せば全員に反映される
• コードを渡した場合：相手の手元に別物ができるので、自由に改造してもらえる

全社で同じものを使ってほしいなら前者、部署ごとに事情が違って手を入れてもらうなら後者です。後者の場合、こちらで直しても相手の手元のものは古いままなので、渡すときに一言伝えておいてください。

③ Gemini Notebookを共有する

Gemini Notebook（旧NotebookLM）は、ソースに追加した資料の中身についてだけ答える仕組みです。

図の左側に並んでいる1件ずつがソースです。制作物のチェックで迷ったとき、この範囲の中だけで答えが返ってきます。Web上の一般論ではなく、決めた資料に基づいて答えが返ります。

社内規程や製品の仕様書、過去の議事録、取引先ごとの取り決めのように、答えの根拠を揃えておきたいものに向いています。担当者の記憶や、その都度の検索に頼っていたものを、チーム全員が同じ資料を見て答えられる状態にできます。

ソースにできるのは、アップロードしたファイルやWebサイトだけではありません。Googleドライブのファイルも指定できます。

ドキュメントやスライドをソースにしておけば、元のファイルを直したときに、その内容をノートブック側へ反映させられます。

一方、PDFやテキストをアップロードしたものは、入れた時点の内容のまま残ります。改訂のたびに入れ直すことになるので、更新が入る資料はできるだけドライブのファイルとして登録しておくほうが楽です。

このノートブックは、チームで共有できます。共有は、画面の右上から始めます。

共有ダイアログはドライブとほぼ同じですが、Notebookには「コピーを許可」という項目があります。

これを有効にすると、相手はノートブックを丸ごと複製できます。ソースの資料もStudioで作ったものも、すべて相手の手元にコピーされます。画面には、次の注意書きも出ます。

アクセス権を持つユーザーは、このノートブックを、すべてのソースと Studio アイテムを含め、複製できます。コピーを許可するために必要な権利があることをご確認ください。

ソースの資料まで相手に複製させてよいかは、共有するかどうかとは別に判断してください。入れている資料が、本当に相手の手元に渡しても問題ないものかを確認してから決めてください。迷うようなら、既定のまま（オフ）で構いません。

社外に共有するときの注意

Workspaceで使っている場合、Notebookを社外に共有できるかどうかは管理者の設定で決まります。社外には共有できない、決めたドメインにだけ共有できる、外部のアドレスに共有できる、リンクで公開までできる、のいずれかです。リンクで公開できるのは、管理者が許可している場合だけです。

気をつけたいのは、共有されるのがノートブックの中身すべてだという点です。外に見せてよい資料と社内向けの資料が同じノートブックに入っていれば、どちらも相手から見えます。共有したあとに追加したソースも同じです。最初は問題のない資料だけだったとしても、あとから社内向けの資料を足せば、それも共有先から見える状態になります。

また、編集者にした相手は、ソースを足したり消したりできるだけでなく、ほかの人に共有し直したり、公開リンクを作ったりもできます。編集者を増やすほど、外への公開を操作できる人も増えることになります。

社外に渡すときは、外に出してよい資料だけを入れた専用のノートブックを、別に作ってください。共有する前に中身を確認する担当を決めておくと、さらに安心です。

まとめ

Canvasで作ったツールは、使い方に合わせて渡し方を選びます。

• 全社で同じものを使ってもらうなら、Googleドライブで共有する。公開範囲は組織名を選ぶ
• 相手に手を入れてもらうなら、ソースコードを渡す。ただし、こちらで直した内容は届かない

Gemini Notebookは、ノートブックごと共有します。共有されるのは中身すべてなので、社外に渡すときは、外に出してよい資料だけを入れたノートブックを別に作ってください。

手元で止まっているツールやノートブックがあるなら、配るところまでは、それほど時間はかかりません。まずは1つ、誰かに渡してみてください。